Dalam berbagai jenis bisnis, khususnya retail ada yang dinamakan kegiatan stock opname. Adanya kegiatan tersebut akan menjadikan setiap proses bisnis yang diperlukan bisa berjalan dengan lancar. Karena hal tersebutlah mereka yang melakukannya harus benar-benar paham setiap tahapan yang diperlukan.
Selain itu, stock opname juga sangat dibutuhkan ketelitian. Lalu apa saja tahapan yang diperlukan dalam stock opname? Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang bisa Anda baca.
Sekilas Tentang Stock Opname
Meski stock opname adalah kegiatan yang dilakukan dalam proses bisnis. Namun tak semua orang tahu apa itu stock opname. Oleh karena itu pembahasan awal yang akan kita lakukan adalah pengertian dari stock opname itu sendiri.
Secara mudahnya, stock opname adalah proses perhitungan jumlah barang yang ada di dalam gudang. Dimana barang yang dihitung tersebut masih dalam kondisi sebelum dijual kembali atau disebarluaskan.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya jika setiap tahapan dalam stock opname harus dilakukan secara teliti. Untuk saat ini setiap proses yang dilangsungkan tidak memakan waktu lama. Hal ini tak lain karena sudah adanya bantuan dari program atau aplikasi tertentu.
Baca juga: Jasa Fulfillment: Mengenal Serta Manfaat untuk Bisnis Online
Tujuan Dari Melakukan Stock Opname
Menjalankan kegiatan perhitungan barang atau biasa disebut stock opname bukanlah hal yang sia-sia atau percuma. Sama seperti yang dijelaskan tadi jika kegiatan tersebut akan membantu setiap proses bisnis bisa berjalan dengan lebih lancar.
Di sisi lain, kegiatan stock opname juga akan meminimalisir terjadinya kesalahan antara pencatatan jumlah barang dengan jumlah barang sebenarnya di dalam gudang. Keakuratan dan kebenaran dalam proses pembukuan juga menjadi lebih terjamin dengan bantuan stock opname.
Bahkan dengan adanya stock opname juga bisa mempermudah untuk menemukan beberapa hal penting seperti utang, piutang, aktiva hingga kas yang telah dimiliki oleh perusahaan tersebut.
Bayangkan jika kegiatan stock opname tidak dilakukan atau ada kesalahan. Tentunya proses bisnis yang seharusnya berjalan dengan lancar akan terkendala dan bahkan akan kacau balau.
Periode Dalam Melakukan Stock Opname
Dalam melakukan stock opname dari satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda waktunya. Maksud berbeda di sini tergantung dari kebijakan dari perusahaan itu sendiri.
Misalnya ada perusahaan yang melakukan kegiatan stock opname dalam waktu satu tahun sekali, tiga bulan maupun satu bulan sekali. Seperti penjelasan tadi, hal tersebut sangat tergantung oleh tujuan dan juga kemampuan yang dimiliki oleh suatu perusahaan.
Bahkan dalam suatu kasus ada yang melangsungkan kegiatan tersebut secara harian. Biasanya yang melakukan kegiatan tersebut secara harian adalah toko dengan proses penjualan jangka pendek.
Meski begitu kegiatan tersebut memang masih harus dilakukan oleh para ahlinya. Hal ini memiliki tujuan agar setiap proses pencatatan maupun perhitungan barang yang ada di tempat usaha tersebut bisa selaras tanpa ada kesalahan.
Langkah-langkah Stock Opname
Menjalankan kegiatan stock opname memang dibutuhkan beberapa tahapan. Secara umum kegiatan tersebut akan melalui tiga tahapan yang berbeda. Dimana setiap tahap yang dilalui memang sangat penting sekali.
Tiga tahap dalam stock opname adalah mulai dari tahap awal, tahap persiapan dan dilanjutkan dengan tahap pelaksanaan.
1. Tahap Awal
Pada tahap awal ini biasanya akan dilangsungkan pada beberapa waktu sebelum dilakukan proses stock opname atau satu minggu sebelumnya. Jika Anda memiliki tim gudang, maka komunikasi harus lebih ditingkatkan lagi agar hasil yang didapatkan juga lebih baik.
Ada beberapa tindakan yang nantinya akan dilakukan oleh pihak gudang. Mulai dari pemberian label pada barang yang telah dihitung. Lalu juga diperlukan untuk melakukan penataan barang yang disesuaikan pada kode barang maupun barcode.
Selain itu para tim gudang juga harus memberikan label terhadap barang yang tidak dihitung. Dengan begitu proses perhitungan jumlah barang juga akan makin memudahkan.
2. Tahap Persiapan
Ketika tahap awal sudah dilakukan sesuai prosedur, maka berikutnya akan dilakukan tahappersiapan. Kebanyakan tahap tersebut akan dilangsungkan pada satu hari sebelum Anda melakukan proses stock opname.
Sama seperti sebelumnya, tahap persiapan juga akan melalui beberapa proses penting. Mulai dari rapat yang nantinya dihadiri oleh seluruh pihak. Jika Anda sebagai ketuapelaksana, maka pastikan seluruh anggota dalam rapat memahami apa yang sedang dibahas seperti tugas maupun tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka.
Di sisi lain, Anda juga harus selalu memastikan jika tidak ada kegiatan perhitungan barang di atas jam kerja khusus pada H-1.
3. Tahap Pelaksanaan
Jika tahap awal dan tahap persiapan sudah dilangsungkan dengan benar, maka tahap pelaksanaan akan menjadi proses terakhir yang dilakukan. Pada tahap ini ada beberapa kegiatan yang akan dilakukan.
- Mulai dari memastikan jika seluruh jenis transaksi yang ada sudah dimasukkan kedalam program.
- Lakukan pembuatan print out hasil inputan sebelumnya dan serahkan kepada pihak accounting serta audit dan untuk pihak gudang tidak akan mendapatkan print out tersebut. Nantinya print out tersebut akan dimanfaatkan sebagai acuan terhadap rekam stock.
- Barang yang telah dicek maupun dihitung harus ditandai.
- Lembar print out yang ada dapat dilakukan proses inputan agar makin mudah tahu perbedaan terhadap data yang ada di dalam program.
- Sangat perlu dilakukan proses perhitungan ulang. Hal ini agar bisa menghindari dan tahu jika memang terjadi kesalahan atau selisih dalam perhitungan.
- Setiap hasil rekam stock bisa diberikan kepada pihak accounting yang nantinya akan dilakukan proses penyesuaian persediaan yang ada di dalam program.
- Hasil rekam stock akan diberikan pada pihak accounting. Hal tersebut bertujuan untuk menyesuaikan persediaan dengan data program.
Penyebab Adanya Selisih Stok Barang
Meski sudah ada tahapannya, namun tak jarang beberapa kesalahan bisa terjadi ketika stock opname telah dilakukan. Selisih perhitungan bisa menjadi salah satu permasalahan yang terjadi.
Dalam hal ini tentunya ada beberapa faktor yang mempengaruhi. Lalu apa saja faktor tersebut? Simak penjelasan mengenai hal tersebut berikut ini.
- Tidak melakukan pengecekan ulang terhadap catatan terhadap jumlah barang sebenarnya yang ada di gudang adalah salah satu penyebabnya. Dalam hal ini sangat diperlukan pengecekan ulang agar tidak menimbulkan selisih perhitungan.
- Tak jarang kesalahan bisa terjadi karena human error. Jika memang itu kendalanya, maka Anda sebagai pelaku bisnis bisa memanfaatkan aplikasi khusus untuk kegiatan stock opname. Hal tersebut diperkirakan akan mampu meminimalisir terjadinya kesalahan.
- Penataan barang tidak baik juga menyebabkan kesalahan pada kegiatan tersebut. Oleh karena itu pihak gudang harus memperhatikan setiap barang ketika proses penataan.
- Kesalahan dalam pencatatan juga bisa terjadi. Dalam hal ini perlu lebih ketat untuk mencatat barang masuk dan keluar dari gudang.
- Tak jarang juga pencatatan yang dilakukan secara manual ada kesalahan. Nah untuk meminimalisirnya, maka Anda bisa mencoba melakukan pencatatan secara lebih ketat, khususnya pada barang masuk dan keluar.
Baca juga: 7 Rekomendasi Aplikasi Pembukuan Keuangan Memudahkan Bisnis
Beberapa tahapan di atas bisa membantu Anda dalam proses stock opname. Anda juga harus ingat jika setiap tahap di atas sangat penting. Oleh karena itu pahami agar bisa lebih mudah dalam melakukan setiap tahapnya.
