Pengertian Fax Buat kamu yang belum tahu adalah singkatan dari Facsimile, yaitu sebuah perangkat atau mesin yang digunakan untuk menerima dan mengirim dokumen ke mesin fax lain yang jaraknya jauh.
Di jamannya, perangkat ini sangat populer dan sering digunakan di perkantoran. Namun, seiring perkembangan jaman, perangkat ini sudah tidak sepopuler dulu. Penggunaannya pun semakin jarang dan hanya untuk keperluan tertentu saja.
Nah, di artikel ini saya akan menjelaskan secara ringkas apa itu fax, apa itu nomor fax, dan bagaimana penggunaan mesin Fax saat ini. Yuk simak artikel dari maxmanroe ini agar kamu paham apa yang dimaksud dengan Fax.
Pengertian Fax Adalah
Secara etimologis istilah Facsimile berasal dari bahasa Latin “Fac simile”, dalam bahasa Inggris Make Similar. Kata tersebut memiliki arti membuat salinan yang sama seperti aslinya.
Jadi secara sederhana, pengertian Fax adalah sebuah alat komunikasi berupa perangkat mesin yang dapat menerima dan mengirim pesan dalam bentuk dokumen melalui jaringan telepon dimana hasilnya serupa dengan aslinya.
Mesin Fax dapat melakukan proses scan pada sebuah dokumen cetak lalu mengubahnya menjadi sinyal yang ditransmisikan melalui sebuah saluran telepon menuju mesin Fax lain yang jaraknya jauh.
Di sisi perangkat Fax penerima, sinyal tersebut diterjemahkan menjadi bahasa mesin sehingga menjadi bentuk file seperti dokumen yang dikirim. Selanjutnya, perangkat facsimile penerima akan mencetak salinan dokumen tersebut ke dalam kertas atau hardcopy.
Dengan kata lain, perangkat faksimil adalah mesin yang dapat menteleportasikan dokumen dari satu tempat ke tempat lain. Itulah alasannya mengapa mesin Fax disebut juga dengan mesin telecopier.
Baca juga: Pengertian Sistem: Karakteristik, Unsur, Jenis, dan Contoh Sistem
Pengertian Fax Menurut Para Ahli
Kita juga bisa merujuk pada pendapat beberapa ahli agar lebih memahami apa itu Fax (Facsimile):
1. Sri Wahyuni
Dalam artikel di situs eprints.utdi.ac.id, Sri Wahyuni menyebutkan bahwa Fax atau Facsimile adalah mesin yang mengerjakan proses scan terhadap sebuah halaman hasil cetakan dan mengubahnya menjadi sinyal yang ditransmisikan melalui sebuah saluran telepon menuju ke sebuah mesin penerima Fax. Dalam perkembangannya di era internet, ada Fax over IP yang di singkat FoIP,yang merupakan suatu mekanisme untuk mengirimkan fax melalui Internet (yang berbasis IP). Hal ini mirip seperti VoIP.
2. A.G. Pringgodigdo
Dalam artikel di situs p2k.unkris.ac.id, A.G. Pringgodigdo penyebutkan bahwa mesin faks adalah sistem transmisi tanpa kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik dengan cara mengatur sinar cahaya dan foto elektrik sel serta mengubah segi gelap dan terang dari suatu bahan sehingga bisa dipancarkan dalam suara, lalu pesawat penerima akan mengubahnya kembali seperti aslinya kepada kertas yang telah diolah secara ilmiah.
Pengertian Nomor Fax Adalah
Setiap kali mengirimkan dokumen melalui mesin Fax, penggunanya harus memasukkan nomor Fax tujuan pengiriman dokumen tersebut. Pengertian nomor Fax adalah deretan angka yang digunakan sebagai penanda atau pengenal antara mesin Fax A dengan mesin Fax B.
Nomor Fax berfungsi sebagai identitas perangkat pengirim dan penerima dokumen. Dalam hal ini, nomor Facsimile sama seperti nomor telepon rumah pada umumnyay. Nomor tersebut diawali dengan kode wilayah, lalu diikuti dengan beberapa digit nomor di belakangnya.
Contoh nomor fax misalnya (021)7773642, (0542)4567980, dan lain sebagainya. Dalam hal ini, digit nomor di dalam kurung merupakan nomor kode wilayah, 021 kode wilayah Jakarta, 0542 kode wilayah Balikpapan, sedangkan digit nomor setelah nomor kode wilayah merupakan nomor Fax.
Nomor Faksimil sering tercantum ketika kita mendaftar pada sebuah layanan atau lainnya. Misalnya ketika kita akan membuat NPWP atau saat membuat toko di Marketplace.
Ketika menemukan kolom isian yang meminta nomor Fax, mungkin sebagian besar orang akan bertanya-tanya, apa itu Fax dalam formulir? Bagaimana cara mengetahui nomor Fax? Bagaimana cara membuat nomor Fax?
Sebenarnya kamu boleh mengosongkan kolom nomor Fax jika menemukan kolom tersebut saat mengisi suatu formulir. Mengapa? Karena nomor Faksimil biasanya hanya opsi atau pilihan, kita tidak wajib mengisinya.
Fungsi Sebuah Mesin Fax
Mengacu pada pengertian Fax yang dijelaskan sebelumnya maka kita dapat menyimpulkan bahwa fungsi utama dari mesin Fax adalah untuk mengirim dan menerima copy dokumen ke mesin Fax lain yang jaraknya jauh.
Selain itu, Fax juga sering digunakan untuk membuat salinan dokumen. Namun, tidak semua jenis Fax memiliki fitur salinan tersebut.
Mesin Fax juga bisa dimanfaatkan sebagai telephone rumah karena memiliki nomor khusus layaknya nomor telephone rumah. Penggunaannya pun sama seperti telephone pada umumnya.
- Kelebihan Fax; dapat mengirimkan dokumen dengan cepat ketimbang mengirim secara manual, mengirim dan menerima Fax bisa dari dan ke seluruh dunia.
- Kekurangan Fax; biaya operasionalnya cenderung tinggi karena menggunakan jaringan telepon, listrik, dan kertas.
Cara Mengirim Dokumen Menggunakan Fax
Berikut ini adalah cara mengirimkan surat atau dokumen menggunakan mesin Fax.
Langkah-langkah mengirim fax:
- Siapkan dokumen atau surat yang akan dikirim.
- Masukkan dokumen dengan posisi tulisan membelakangi si pengirim.
- Angkat handset dan tekan tombol sp-phone monitor akan terdengar tone.
- Masukkan nomor fax tujuan. Pastikan jika nomor fax yang kamu masukkan sudah benar. Kesalahan memasukkan nomor sangat sulit untuk dideteksi. Kamu harus berhati-hati dalam memasukkannya.
- Apabila sudah terdengar nada fax (beep) panjang, tekan tombol start.
- Mesin fax akan bekerja dan tunggu sampai dokumen terkirim.
- Pastikan dokumen diterima atau tidak dengan menelepon penerima.
Apakah Mesin Fax Masih Ada?
Sampai saat ini mesin Fax masih digunakan untuk mengirimkan dokumen, khususnya di perkantoran. Namun penggunaannya sudah tidak sepopuler dulu sebelum era internet muncul.
Mesin Fax masih bisa ditemukan di kantor-kantor tertentu dan digunakan untuk mengirimkan dokumen khusus. Meskipun pengiriman dokumen bisa dilakukan melalui email, masih banyak orang yang mengirim dokumen menggunakan Fax karena dianggap lebih aman dan cepat.
Selain karena tidak terjangkau oleh peretas, mesin Fax masih digunakan karena dianggap lebih aman saat mengirimkan dokumen yang sifatnya rahasia, seperti MoU, perjanjian, dokumen keuangan, dan lain-lain.
Baca juga: Pengertian Arsip: Fungsi, Karakteristik, dan Jenis Pengarsipan
Itulah penjelasan ringkas terkait Fax, mulai dari pengertiannya, fungsi, kelebihan dan kekurangannya, hingga cara mengirimkan Fax. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan kita semua.
