Beranda Manajemen Pengertian Dokumentasi Secara Umum, Tujuan, Fungsi, dan Jenis Dokumentasi

Pengertian Dokumentasi Secara Umum, Tujuan, Fungsi, dan Jenis Dokumentasi

Pengertian Dokumentasi
Ilustrasi Dokumentasi

Pengertian Dokumentasi Secara Umum

Apa itu dokumentasi? Pengertian Dokumentasi adalah aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.

Ada juga yang mendefinisikan dokumentasi sebagai aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.

Sebagai contoh, data yang diperoleh melalui proses dokumentasi bisa digunakan untuk mengenalkan perusahaan kepada karyawan baru atau track record yang dilakukan oleh karyawan yang telah pensiun. Karena itu, dalam dunia perkantoran, kegiatan ini dikaitkan dengan proses administrasi (baca: Pengertian Administrasi).

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Beberapa orang menyamakan dokumentasi dengan kearsipan di perpustakaan. Padahal tidak selalu seperti itu. Beberapa ahli menjabarkan pengertian dokumentasi sebagai pengumpulan atau kumpulan dokumen pada subjek tertentu.

Berikut ini definisi dokumentasi menurut para ahli, diantaranya:

1. Paul Otlet

Dalam International Economic Conference 1905, Paul Otlet menjabarkan pengertian dokumentasi adalah kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen.

2. Nurhadi Magetsari dkk

Menurut Nurhadi Magetsari dkk, pengertian dokumentasi adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta.

3. Tung Palan

Menurut Tung Palan, pengertian dokumentasi adalah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.

4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Menurut KBBI, definisi dokumentasi adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.

5. Ensiklopedia Britania

Menurut Ensiklopedia Britania, pengertian dokumentasi adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.

6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)

Menurut FID arti dokumentasi adalah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia.

Baca juga: Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli

Fungsi Dokumentasi

Setelah memahami pengertian dokumentasi, selanjutnya kita juga perlu mengetahui apa fungsinya. Berikut ini adalah fungsi dokumentasi secara umum dan fungsi dalam perusahaan.

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

  • Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
  • Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan dokumen
  • Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen
  • Menghindari kerusakan terhadap dokumen
  • Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
  • Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
  • Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan infomasi dan data yang ada dalam dokumen

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Dalam perusahaan, ada banyak sekali fungsi dokumentasi, antara lain:

  1. Sebagai memori perusahaan yang digunakan untuk menjaga instansi
  2. Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan
  3. Digunakan sebagai alat pembuktian
  4. Digunakan sebagai rujukan histors
  5. Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai menejemen perusahaan
  6. Untuk keperluan pendidikan karyawan baru
  7. Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien

Peranan dan Tujuan Dokumentasi

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya dalam penjelasan pengertian dokumentasi, tujuan kegiatan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan, serta bukti.

Beberapan peranan dokumentasi antara lain:

  1. Membantu pelayanan di bidang dokumentasi
  2. Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
  3. Mengadakan konferensi seminar ilmiah
  4. Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
  5. Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen
  6. Membuat dan mengembangkan katalog

Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Tugas-tugas dokumentasi itu sendiri terbagi menjadi beberapa macam:

  1. Mencari dan mengumpulkan bahan
  2. Mencatat dokumen dan mengolahnya
  3. Mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen (yang diperlukan)
  4. Melakukan filing atau pengarsipan

Jenis-Jenis Dokumentasi Secara Umum

Secara umum ada beberapa jenis dokumen, diantaranya adalah:

1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan

  • Dokumen Pribadi; dokumen berhubungan dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
  • Dokumen Niaga; dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
  • Dokumen Pemerintah, yaitu dokumen terkait informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.

2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

  • Dokumen Literer; dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
  • Dokumen Korporil; dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
  • Dokumen Private; dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.

3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Dilihat dari segi fungsinya, jenis dokumentasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

  1. Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
  2. Dokumentasi statis, yaitu dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

  • Dokumen tekstual; dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
  • Dokumen nontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

  • Dokumen fisik; dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
  • Dokumen intelektual; dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain.

6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

  • Dokumen Primer; dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
  • Dokumen Sekunder; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer. Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi.
  • Dokumen Tersier; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.

Jenis-Jenis Dokumen dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, dokumentasi ini menjadi hal yang penting karena perusahaan bisa melakukan strategi dan analisis berdasarkan data yang valid. Dokumentasi juga berperan sebagai pengukur kondisi perusahaan.

Jenis-jenis dokumen bisnis sangat banyak sekali. Biasanya perusahaan menggunakan dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi agar  mencapai persetujuan yang legal. Nah, ada beberapa jenis dokumen bisnis yang wajib Anda ketahui. Antara lain:

1. Email dan Memorandum

Karyawan biasanya menggunakan email untuk berinteraksi, namun sebelum media ini populer, mereka sering memakai memorandum.Akan tetapi ternyata memo juga masih dipakai bila ada hal yang wajib dijaga privasinya, terlebih lagi soal filing.

2. Business Letters

Business letters digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Hal ini bisa meliputi kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan dan masih banyak lagi. Jaman sekarang, surat bisnis lebih banyak dikirim via email karena lebih efektif.

3. Business Report

Business report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. Business report ini juga lebih detail dengan penambahan chart,images, graphs, case studies hingga statistik.

Umumnya laporan ini juga diberikan pada investor seperti laporan penjualan dan perbandingannya.

4. Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi digunakan untuk memangkas waktu agar transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya dalam bentuk invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.

5. Dokumen Finansial

Dokumen finansial mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, history bank dsb. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Apakah pendapatannya dalam beberapa bulan belakangan surplus atau tidak.

Dari sekian beberapa jenis dokumentasi, salah satu yang paling penting yaitu dokumen perdagangan. Dokumen-dokumen niaga ini bisa mulai Anda pelajari pada daftar berikut:

  • Surat/dokumen perkenalan
  • Surat/dokumen daftar harga
  • Surat/dokumen penawaran
  • Surat/dokumen pesanan
  • Surat/dokumen invoice (tagihan)
  • Surat/dokumen pengiriman barang
  • Rekening dan Faktur
  • Surat/dokumen pengaduan
  • Surat/dokumen berisi tuntutan beserta penyelesaiannya
  • Surat/dokumen gugatan
  • Surat/dokumen memo kredit
  • Surat/dokumen pengajuan kredit
  • Surat/dokumen perjanjian
  • Surat/dokumen rekomendasi
  • Surat/dokumen keputusan

Proses dokumentasi merupakan hal yang paling remeh dan memakan waktu. Karena itu, ketika bisnis baru dimulai, membangun sistem administrasi dan dokumentasi yang tepat harus segera dilakukan.

Baca juga: Pengertian Manajemen Organisasi

Demikianlah penjelasan ringkas mengenai pengertian dokumentasi, fungsi dan tujuan dokumentasi, kegiatan dalam dokumentasi, dan jenis-jenis dokumentasi. Semoga bermanfaat.