Pengertian Dokumentasi Adalah: Fungsi, Tujuan, Jenis Dokumentasi

Seperti kita ketahui, dokumentasi adalah sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, baik dalam bentuk dokumen, laporan, catatan, dan sejenisnya. Lalu sebenarnya apa pengertian dokumentasi, dan apa tujuannya?

Pada artikel ini akan dibahas secara ringkas beberapa hal terkait dokumentasi, di antaranya:

Penjelasan apa itu dokumentasi, baik secara umum maupun menurut beberapa ahli.
Tujuan dan fungsi dokumentasi.
Jenis-jenis dokumentasi.
Contoh dokumentasi dalam bisnis.

Yuk simak artikelnya sampai akhir supaya kamu lebih paham apa yang dimaksud dengan dokumentasi.

Pengertian Dokumentasi Secara Umum

Kata dokumentasi diadaptasi dari bahasa Inggris “documentation” yang dapat mengandung dua pengertian, yaitu;

Materi yang memberikan informasi atau bukti resmi atau yang berfungsi sebagai catatan.
Tindakan mencatat dan mengklasifikasikan informasi secara tertulis, foto, video, dan lain sebagainya.

Jadi, pengertian dokumentasi adalah aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.

Selain itu, dokumentasi merupakan suatu aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.

Beberapa orang menyamakan dokumentasi dengan kearsipan di perpustakaan, padahal tidak selalu seperti itu. Beberapa ahli menjabarkan pengertian dokumentasi sebagai pengumpulan atau kumpulan dokumen pada subjek tertentu.

Sebagai contoh, data yang diperoleh melalui proses dokumentasi bisa digunakan untuk mengenalkan perusahaan kepada karyawan baru atau track record yang dilakukan oleh karyawan yang telah pensiun. Karena itu, dalam dunia bisnis, kegiatan ini dikaitkan dengan proses administrasi.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Agar kita lebih memahami apa itu dokumentasi, maka kita dapat merujuk pada pendapat beberapa ahli berikut ini:

1. Paul Marie Ghislain Otlet

Dalam International Economic Conference 1905, Paul Otlet menjabarkan pengertian dokumentasi adalah kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen.

2. Nurhadi Magetsari dkk

Menurut Nurhadi Magetsari dkk, pengertian dokumentasi adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta.

3. Tung Palan

Menurut Tung Palan, pengertian dokumentasi adalah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.

4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Menurut KBBI, definisi dokumentasi adalah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.

5. Ensiklopedia Britania

Menurut Ensiklopedia Britania, pengertian dokumentasi adalah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.

6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)

Menurut FID arti dokumentasi adalah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia.

Fungsi Dokumentasi

Setelah memahami pengertian dokumentasi, selanjutnya kita juga perlu mengetahui apa fungsinya. Berikut ini adalah fungsi dokumentasi secara umum dan fungsi dalam perusahaan.

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan dokumen
Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen
Menghindari kerusakan terhadap dokumen
Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan infomasi dan data yang ada dalam dokumen

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Dalam perusahaan, ada banyak sekali fungsi dokumentasi, antara lain:

Sebagai memori perusahaan yang digunakan untuk menjaga instansi
Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan
Digunakan sebagai alat pembuktian
Digunakan sebagai rujukan histors
Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai menejemen perusahaan
Untuk keperluan pendidikan karyawan baru
Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien

Peranan dan Tujuan Dokumentasi

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya dalam penjelasan pengertian dokumentasi, pada dasarnya tujuan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan, serta bukti yang kuat mengenai suatu hal.

Beberapan peranan dokumentasi antara lain:

Membantu pelayanan di bidang dokumentasi.
Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.
Mengadakan konferensi seminar ilmiah.
Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen.
Membuat dan mengembangkan katalog.

Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Tugas-tugas dokumentasi itu sendiri terbagi menjadi beberapa macam:

Mencari dan mengumpulkan bahan.
Mencatat dokumen dan mengolahnya.
Mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen (yang diperlukan).
Melakukan filing atau pengarsipan.

Jenis-Jenis Dokumentasi

Secara umum, dokumentasi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, di antaranya adalah:

1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan

Dokumen Pribadi; dokumen berhubungan dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
Dokumen Niaga; dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
Dokumen Pemerintah, yaitu dokumen terkait informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.

2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

Dokumen Literer; dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
Dokumen Korporil; dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
Dokumen Private; dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.

3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Dilihat dari segi fungsinya, jenis dokumentasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
Dokumentasi statis, yaitu dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

Dokumen tekstual; dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
Dokumen nontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

Dokumen fisik; dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
Dokumen intelektual; dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain.

6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

Dokumen Primer; dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
Dokumen Sekunder; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer. Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi.
Dokumen Tersier; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.

Contoh Dokumentasi Dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, dokumentasi ini menjadi hal yang penting karena perusahaan bisa melakukan strategi dan analisis berdasarkan data yang valid. Dokumentasi juga berperan sebagai pengukur kondisi perusahaan.

Jenis-jenis dokumen bisnis sangat banyak sekali. Biasanya perusahaan menggunakan dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi agar mencapai persetujuan yang legal. Nah, ada beberapa jenis dokumen bisnis yang wajib Anda ketahui, antara lain:

1. Email dan Memorandum

Karyawan biasanya menggunakan email untuk berinteraksi, namun sebelum media ini populer, mereka sering memakai memorandum. Akan tetapi ternyata memo juga masih dipakai bila ada hal yang wajib dijaga privasinya, terlebih lagi soal filing.

2. Business Letters

Business letters digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Hal ini bisa meliputi kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan dan masih banyak lagi. Jaman sekarang, surat bisnis lebih banyak dikirim via email karena lebih efektif.

3. Business Report

Business report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. Business report ini juga lebih detail dengan penambahan chart,images, graphs, case studies hingga statistik.

Umumnya laporan ini juga diberikan pada investor seperti laporan penjualan dan perbandingannya.

4. Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi digunakan untuk memangkas waktu agar transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya dalam bentuk invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.

5. Dokumen Finansial

Dokumen finansial mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, history bank dsb. Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Apakah pendapatannya dalam beberapa bulan belakangan surplus atau tidak.

Dari sekian beberapa jenis dokumentasi, salah satu yang paling penting yaitu dokumen perdagangan. Dokumen-dokumen niaga ini bisa mulai Anda pelajari pada daftar berikut:

Surat/dokumen perkenalan.
Surat/dokumen daftar harga.
Surat/dokumen penawaran.
Surat/dokumen pesanan.
Surat/dokumen invoice (tagihan).
Surat/dokumen pengiriman barang.
Rekening dan Faktur.
Surat/dokumen pengaduan.
Surat/dokumen berisi tuntutan beserta penyelesaiannya.
Surat/dokumen gugatan.
Surat/dokumen memo kredit.
Surat/dokumen pengajuan kredit.
Surat/dokumen perjanjian.
Surat/dokumen rekomendasi.
Surat/dokumen keputusan.

Proses dokumentasi merupakan hal yang paling remeh dan memakan waktu. Karena itu, ketika bisnis baru dimulai, membangun sistem administrasi dan dokumentasi yang tepat harus segera dilakukan.

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa dokumentasi adalah sesuatu yang berhubungan dengan materi yang dapat dikomunikasikan untuk menjelaskan atau menginstruksikan mengenai suatu hal.

Dokumentasi terdiri dari dokumen yang memberikan bukti atau merupakan catatan tentang sesuatu.

Demikianlah penjelasan ringkas mengenai pengertian dokumentasi, fungsi dan tujuan dokumentasi, kegiatan dalam dokumentasi, dan jenis-jenis dokumentasi. Semoga bermanfaat.