Saat ini E-mail/ Email telah menjadi salah satu alat komunikasi yang paling sering digunakan Entrepreneur.com, baik di tempat kerja ataupun kegiatan lainnya. Penggunaan Email ini biasanya untuk berkomunikasi kepada rekan sekantor ataupun pihak luar. Salah satu contoh penggunaan email adalah saat mengirimkan laporan kerja, menghubungi klien, menghubungi investor, dan keperluan lain.
Bila diaplikasikan dalam dunia kerja dengan profesi sebagai seorang content marketer, 90% kegiatan berkomunikasi dengan pihak lain pasti menggunakan email. Email ini termasuk di dalamnya; penawaran kerjasama, dan mengirim cerita dan hasil riset ke berbagai media, khususnya media online.
Dengan kondisi seperti ini, seorang content marketer tentunya harus bisa membuat email yang baik ke pihak media. Alasannya, email yang baik akan memberikan kesan baik bagi si penerima email sehingga meningkatkan reputasi seseorang.
Menurut Andrew Prasatya, seorang content marketer dari iPrice, ia butuh sekitar satu tahun untuk belajar dan praktek membuat email yang benar. Hal ini dilakukan mulai dari membaca berbagai studi kasus para marketer kelas dunia, dan melakukan A/ B testing untuk mendapatkan komposisi email yang paling efektif.
Dari sekian banyak percobaan, ada 5 tata cara yang harus kita perhatikan ketika ingin mengirimkan email ke media.
1. Kirim Email ke Orang yang Tepat
Di iPrice tempat Andrew bekerja, ia berkomunikasi sebagai jurnalis, penulis, dan editor dari beberapa media yang ada di Asia Tenggara.
Paling tidak ada dua cara yang sering dilakukan untuk menghubungi media via email. Pertama, kita bisa menghubungi mereka melalui email umum, misalnya [email protected]. Cara kedua, kita bisa menghubungi media melalui email personal, misalnya [email protected].
Menurut Andrew, menghubungi email melalui kontak personal memiliki tingkat respon dan juga publikasi hingga 80% lebih tinggi ketimbang menghubungi email umum.
Bagaimana Cara Mendapatkan Email Personal?
Kita bisa melakukan beberapa strategi untuk mendapatkan email personal media:
a. Bertanya Langsung
Ini adalah cara termudah yang bisa kita lakukan. Kita bisa bertanya email personal media melalui teman, keluarga, sahabat, dan juga rekan kerja mereka. Tentu saja kita harus menjelaskan bahwa hal tersebut tujuannya untuk hal yang baik, misalnya berbagai hasil riset dan informasi yang berharga bagi si media.
b. Melalui Media Sosial
Menurut Andrew, sebagian besar orang yang bekerja di media, khususnya media online, pasti punya akun media sosial. Ini adalah salah satu medium yang paling efektif untuk menghubungi mereka.
Untuk berhubungan dengan sesama penulis dan editor, Andrew memaksimalkan LinkedIn. Kita bisa mencari nama personal atau nama perusahaan di LinkedIn. Lalu membaca beberapa artikel yang ada di media tersebut. Biasanya artikel di sana akan menyebutkan nama penulis dan editornya.
Setelah menemukan profil mereka di LinkedIn, selanjutnya adalah melakukan permintaan koneksi personal. Pada saat ini, kita perlu menjelaskan bahwa kita punya sesuatu yang ingin kita bagikan pada mereka, lalu menanyakan alamat email mereka.
c. Membaca Laman Redaksi Media
Sebagian media menampilkan alamat email dari penulis dan penulis mereka di halaman tertentu di situs mereka. Biasanya link halaman tersebut ada di bagian footer dari website mereka.
2. Membuat Subjek Email yang Menarik
Biasanya jurnalis dan editor sebuah media mendapatkan setidaknya 20-50 email dari berbagai perusahaan yang ingin diliput. Setiap email yang masuk pasti memiliki “subjek” yang berbeda-beda. Pastikan kita membuat subjek email yang unik agar menarik perhatian mereka dan segera membukanya.
Ada beberapa aturan untuk membuat subjek email yang uni, diantaranya:
- Harus singkat, alasanya karena 40% orang membuka email dari ponsel mereka sehingga subjek email yang ringkas akan mudah terbaca.
- Buat orang merasa special. Perasaan ekslusivitas adalah hal yang penting, sehingga ketika orang merasa special maka hal tersebut akan mendorongnya untuk segera membuka email. Beberapa ungkapan dalam subjek yang bisa digunakan: “Undangan Khusus”, “Pengumuman Ekslusif”, “Konten Eksklusif untuk Media A, dan lain sebagainya.
- Menjelaskan isi email. Bagi mereka yang mendapat banyak email setiap harinya, pasti ingin segera mengetahui apa isi email yang masuk sebelum membacanya. Jadi, sebaiknya jelaskan isi email secara ringkas dalam subjek.
3. Buat Email yang Sifatnya Personal
Beberapa bulan yang lalu Andrew melakukan wawancara pada 12 editor dari berbagai media besar di Indonesia. Sebagian besar mengatakan bahwa email yang sifatnya personal akan mendapat perhatian lebih banyak dari mereka. Menurut mereka, hanya beberapa startup saja yang melakukan hal tersebut, dan rata-rata perusahaan tersebut dibantu oleh perusahaan PR.
Contoh email yang bersifat personal:
1. Sebutkan nama mereka dan nama media. Ketika kita menyebutkan nama mereka, ini akan membut mereka merasa dihargai dan akhirnya membuka email kita. Pada awal email kita bisa menyapa, dan akhir email mengucapkan salam.
Contohnya “Pagi mas Andrew”, atau “Saya ingin membagikan informasi peluncuran perusahaan saya untuk media A”.
2. Punya Konteks yang jelas. Seorang editor membutuhkan karakter yang hebat dalam sebuah cerita yang diangkat. Kita harus menjelaskan secara singkat kisah yang ingin kita bagikan pada mereka, dan alasan mengapa kisah ini penting. (https://blog.hubspot.com/agency/pitch-editors-email-templates)
Ketika kita mengirimkan email ke sebuah media, khususnya media besar, pada saat yang sama kita sedang bertarung dengan ratusan bahkan ribuan perusahaan lain yang ingin mendapatkan liputan dari mereka. Itulah sebabnya mengapa konten email kita harus mendapat perhatian dari mereka.
4. Membuat Konten yang Terstruktur di Badan Email
Seperti halnya pidato, di dalam email kita juga harus menjelaskan sebuah cerita. Sebuah email yang baik harus memiliki pembuka, inti, dan juga penutup. (https://www.forbes.com/sites/dailymuse/2013/11/19/an-editors-guide-to-writing-ridiculously-good-emails/)
Pada bagian pembuka, di dalamnya terdapat perkenalan singkat, menjelaskan bagaimana mendapatkan kontak mereka, dan mengapa kita mengirimkan email kepada mereka.
Bagian inti terdiri dari hal utama yang ingin kita sampaikan ke media. Misalnya penawaran kerjasama, penjelasan mengenai riset, undangan liputan, dan lain sebagainya.
Pada bagian penutup, kita bisa memberikan “call-to-action” yang kita ingin mereka lakukan. Terakhir, jangan lupa menutup email dengan salam. Berikut ini adalah contoh email yang dikirim ke Tech in Asia.
5. Kirim Email Pada Waktu yang Tepat
Agar tingkat keberhasilan email menjadi lebih besar, kita juga harus tahu kapan waktu yang paling tepat untuk mengirimkannya ke media. Menurut Andrew, waktu terbaik untuk mengirim email ke media adalah jam 8 pagi sampai jam 11 siang, atau jam 4 – 6 sore.
Namun, ini bukanlah patokan umum karena waktu yang tepat bisa saja berbeda pada orang lain. Kita bisa mengetahui waktu yang tepat dengan melakukan beberapa hal berikut:
1. Memberikan waktu untuk berpikir. Jika kita ingin bertemu dengan media, kita bisa mengirimkan email 3-4 haris sebelumnya. Alasannya, karena mereka butuh waktu untuk berpikir dan memiliki beberapa hal yang harus dilakukan.
2. Mengirim email pada jam kerja. Ini adalah waktu yang tepat karena kemungkinan besar email akan dibaca pada waktu tersebut. Sedangkan pada saat jam istirahat, biasanya orang tidak mau membaca email yang berhubungan dengan pekerjaan.
Banyak riset yang mengatakan bahwa waktu terbaik untuk mengirimkan email adalah jam 8 pagi sampai 12 siang. Pastikan kita mengirimkan email ke media pada jam tersebut. (https://coschedule.com/blog/best-time-to-send-email/)
Kesimpulan
Mengirim email yang baik bukan hanya berdampak baik pada pekerjaa, tapi juga akan membangun personal branding kita. Dengan mengirimkan email yang baik secara konsisten, maka media akan mengingat kita dan mendapatkan perhatian yang lebih.
Mungkin pada awalnya penjelasan di atas terasa rumit. Namun, para jurnalis dan editor sudah sering menerima email yang buruk dan diabaikan. Inilah saatnya kita membangun komunikasi digital yang berkualitas dengan media dengan cara mengirimkan email yang baik.
Untuk Anda yang butuh email dengan nama domain sendiri, Jagoan Hosting punya layanan email hosting yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan.Hanya dengan harga 15 ribu rupiah, Anda bisa fleksibel memilih paket email hosting dengan kapasitas penyimpanan dan jumlah pengiriman email yang besar.
Mulai dari 15GB atau 25GB per akun, dengan 300 pengiriman per hari/akun. Selain itu, Anda juga bisa menambah kapasitas penyimpanan s/d 50GB kalo masih kurang.Tunggu apalagi? Bangun kredibilitas bisnis lebih mudah dengan email bisnis dari Jagoan Hosting.
