Berbisnis di era teknologi dan komunikasi seperti sekarang ini, para pebisnis memang tak akan lepas dari email (electronic mail). Email atau surat elektronik di masa sekarang bukan hal yang mewah, dan email telah menjadi kebutuhan semua orang termasuk para pebisnis.
Saat komunikasi bisnis via email ini semakin berkembang tentunya kita harus lebih memperhatikan apa saja yang ada di dalamnya. Para pebisnis harus mengetahui lebih seluk beluk yang bisa membuat komunikasi via email menjadi lebih mudah
Nah, berikut ini beberapa kesalahan yang cukup sering dilakukan dalam komunikasi bisnis via email:
1. Hanya Memberikan Link Website Tanpa Penjelasan
Kesalahan pertama dalam komunikasi bisnis via email yang sering dilakukan pebisnis adalah menambahkan link di bagian akhir atau footer email tanpa disertai penjelasan.
Memang tidak ada yang salah jika kita memberikan link tertentu pada bagian akhir dari email, bahkan praktik ini sangat disarankan. Namun hal tersebut akan menjadi kurang bermanfaat jika link yang Anda cantumkan tidak diberikan penjelasan.
Meskipun akan ada penjelasan saat link tersebut diakses namun bukan berarti Anda tidak memberikan penjelasan apa-apa dalam link di dalam email.
Sebagai contoh, berikut salah satu cara menambahkan alamat website yang disarankan;
Regards,
Jennie Perry
Chief Marketing Officer at www.amazon.com
Spend less, smile more. Free shipping on millions of items
Hal yang akan merugikan Anda dari tidak dicantumkannya penjelasan link ini adalah tidak dibacanya atau dilewatkannya informasi penting di dalam email yang Anda kirim.
2. Menjawab Email Hanya Dengan Satu Kata
Meskipun ada email yang datang kepada Anda dan bertanya dengan pilihan pilihan jawaban “ya” atau “tidak”, sebaiknya Anda tidak menjawabnya hanya dengan dua pilihan kata tersebut. Anda harus membuat pernyataan yang lebih jelas dari pilihan jawaban tadi.
Jika Anda hanya menjawab dengan “ya” atau “tidak” saja maka hal ini akan membuat partner bisnis komunikasi Anda kurang dihargai. Jika hal ini dilakukan terus menerus maka Anda akan perlahan lahan akan kehilangan banyak mitra bisnis.
3. Terlalu Sering Menggunakan Kata “Tapi”
Kata “tapi” memang menjadi kata yang bermakna penolakan atau penyangkalan, apapun itu alasan Anda. Jika sekali-dua kali mungkin masih bisa ditoleransi orang lain, namun jika terlalu sering melakukannya maka hal ini bisa menjadi fatal buat Anda.
Partner komunikasi Anda bisa saja menjadi malas dan menurun kepercayaannya kepada Anda ketika Anda sering menggunakan kata “tapi” ini. Maka dari sini usahakanlah menghindari pengguanaan kata “tapi” yang terlalu sering.
4. Isi Email Terlalu Panjang
Menjawab email dengan satu kata tanpa memberikan penjelasan mungkin bisa membuat Anda tak jadi profesional. Namun bagaimana jika kita menulis email yang sangat panjang? Hal ini tentu sama buruknya dengan menjawab email yang terlalu singkat tadi.
Intinya terlalu singkat atau terlalu panjang tetap saja akan membuat komunikasi via email tidak berjalan efektif. Jika email terlampau pendek bisa membuat pembaca merasa tidak dihargai, sedangkan email terlalu panjang juga akan membuat pembaca malas untuk membacanya.
5. Menyalahkan Seseorang Melalui Email
Sebesar apapun kesalahan yang telah dibuat rekan bisnis jangan sampai Anda menyebut atau menyampaikannya melalui email. Hal ini bukan tentang benar dan salah tapi lebih jauh dari itu, sikap Anda menjadi sebuah acuan bagi kerangka hubungan atau jalinan bisnis ke depan.
Jika Anda memang ingin mengingatkan atau memperingatkan tentang kesalahan yang mereka lakukan, gunakanlah bahasa yang halus dan tidak langsung membuat perasaan mereka terluka. Pastikan komunikasi via email Anda berlangsung nyaman dan mudah.
6. Mengkritik Penggunaan Tata Bahasa
Pebisnis yang juga seorang manusia juga tak akan pernah luput dari kesalahan. Saat berkomunikasi via email, pebisnis juga bisa saja melakukan kesalahan ejaan bahasa. Dalam menjaga hubungan baik antar pebisnis, Anda tentu tak perlu mengkritik kesalahan ejaan atau tata bahasa orang lain.
Selama Anda masih bisa mengerti makna dan arti yang disampikan sepertinya Anda tak perlu mempermasalahkannya. Jika memang ada tata bahasa yang belum jelas dan tidak dimengerti, tanyakan saja dengan baik-baik apa maksud dari kalimat itu kepada mitra bisnis Anda.
7. Melakukan Forwarding/Spam
Terakhir, kesalahan dalam komunikasi bisnis via email yang harus Anda hindari adalah sering melakukan fowarding atau spam. Mengirim atau membalas pesan email dengan cara forwarding bisa menjadi spam yang tentu saja akan mengganggu.
Anda harus mengirim email sesuai dengan apa yang Anda butuhkan dengan pelanggan atau relasi, bukan apa yang menurut Anda benar. Sekali lagi, jangan mengganggu penerima email dengan email tidak penting atau spam.
