Pengertian Administrasi: Fungsi, Tujuan, dan Ciri-Ciri Administrasi

Ketika membaca atau mendengar kata “administrasi” (administration), biasanya yang ada dalam pikiran kita adalah sesuatu yang berhubungan dengan aktivitas catat-mencatat. Memang itu tidak salah karena aktivitas tersebut merupakan bagian dari kegiatan administrasi.

Tetapi sebenarnya apa pengertian administrasi itu sendiri, apa tujuan dan fungsi dari kegiatan administrasi tersebut?

Di artikel ini, saya akan mengulas secara lengkap terkait administrasi, diantaranya:

Penjelasan apa itu administrasi, baik pengertiannya secara umum maupun menurut para ahli.
Apa tujuan dan fungsi administrasi bagi sebuah organisasi.
Apa saja unsur-unsur dalam kegiatan administrasi.
Ciri-ciri dan contoh dari kegiatan administrasi.

Penjelasan terkait materi administrasi akan dibahas secara lengkap di sini. Jadi, sebaiknya kamu membaca artikelnya sampai akhir ya.

Pengertian Administrasi

Secara etimologis, istilah administrasi berasal dari bahasa Yunani “administrare” yang artinya suatu kegiatan memberikan bantuan atau layanan. Kata “administrasi” yang kita gunakan merupakan serapan dari bahasa Inggris “administration” dimana bentuk infinitinya “to administer” yang artinya mengelola. Kata administrasi juga terdapat dalam bahasa Belanda “administratie” yang pengertiannya mencakup pengelolaan kegiatan organisasi, tata usaha, dan mengelola sumber daya.

Lalu, apa yang dimaksud dengan administrasi?

Secara sederhana, pengertian administrasi adalah suatu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target atau tujuan organisasi. Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi punya peranan yang sangat krusial dalam semua aktivitas sebuah organisasi.

Selain itu, pengertian administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai bentuk aktivitas yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan.

Sedangkan pengertian administrasi secara luas adalah semua proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Mengacu pada definisi administrasi tersebut kita dapat mengetahui 3 hal penting berikut ini:

Administrasi adalah sebuah seni sekaligus proses. Sebagai seni, administrasi membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat.
Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu, diantaranya; terdapat dua atau lebih orang di dalamnya, terjadi kerjasama antar orang tersebut yang sifatnya formal dan hirarkis, memiliki tujuan, terdapat tugas, ketersediaan sarana dan prasarana.
Administrasi muncul secara bersamaan dengan munculnya peradaban manusia dimana administrasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Beberapa ahli di bidang manajemen menjelaskan tentang definisi administrasi, diantaranya adalah:

1. George R. Terry

Menurut George R. Terry, pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, pengertian administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

3. Sondang P. Siagian

Menurut Sondang P. Siagian, arti administrasi adalah segala bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

4. Ulbert Silalahi

Menurut Ulbert, dalam artian luas arti administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data/ informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali, baik itu sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan defenisi administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha.

5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson

Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Tujuan Administrasi Secara Umum

Setelah mengetahui definisi dan fungsi administrasi, maka kita akan mengetahui apa tujuan kegiatan administrasi itu dilakukan, yaitu:

1. Menyusun Program Usaha

Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai acuan dalam menyusun program kerja unggulan. Informasi dan data ini dapat diperoleh dari aktitivitas administrasi.

Itulah alasannya mengapa proses administrasi harus dilakukan secara sistematis, agar informasi dan data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

2. Mengevaluasi Kegiatan Organisasi

Sistem administrasi yang baik akan membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data. Melalui informasi dan data tersebut maka selanjutnya organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.

3. Memantau Aktivitas Administrasi

Kegiatan administrasi ini meliputi banyak hal, sehingga pelaksanaannya harus dilakukan secara teratur dan sistematis.

Dengan adanya administrasi yang baik, maka organisasi atau perusahaan dapat memantau apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilakukan.

4. Memastikan Keamanan Kegiatan Usaha

Setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya. Oleh sebab itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas, baik dari dalam maupun dari luar.

Dengan adanya proses administrasi, maka setiap aktivitas dan transaksi akan tercatat secara jelas dan terperinci.

Fungsi Administrasi Secara Umum

Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:

1. Perencanaan (Planning)

Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.

2. Penyusunan (Organizing)

Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut

3. Kordinasi (Coordinating)

Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4. Laporan (Reporting)

Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.

5. Penyusunan Anggaran (Budgeting)

Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

6. Penempatan (Staffing)

Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7. Pengarahan (Directing)

Pengarahan atau bimbingan adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Jenis-Jenis Administrasi

1. Administrasi Perkantoran

Ini adalah jenis administrasi yang kegiatannya mencakup perencanaan keuangan, pencatatan, personalia, dan distribusi barang.

2. Administrasi Negara

Administrasi negara adalah jenis administrasi yang kegiatannya berhubungan dengan kepentingan publik, seperti; kebijakan publik, kebijakan ekonomi, etika bisnis, dan lain sebagainya.

3. Administrasi Keuangan

Ini adalah jenis administrasi yang kegiatannya berhubungan dengan pengelolaan uang. Dalam hal ini tujuan utama dari administrasi keuangan adalah untuk membuat laporan keuangan.

4. Administrasi Pendidikan

Administrasi pendidikan adalah jenis administrasi yang kegiatannya mengelola tata cara di bidang pendidikan. Beberapa hal yang diatur dalam administrasi pendidikan diantaranya; perencanaan, pengarahan, dan pengawasan pendidikan.

5. Administrasi Niaga

Ini adalah jenis administrasi yang kegiatannya bertujuan untuk menghasilkan keuntungan ekonomi. Secara umum, kegiatan administrasi niaga diantaranya; perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan terkait aktivitas perniagaan.

Unsur-Unsur Administrasi

Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:

1. Organisasi

Dalam hal ini, organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

2. Manajemen

Manajemen merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management (mandor).

3. Komunikasi

Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen yang ada di dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat, atau warta.

Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin komunikasi yang baik antara pihak manajemen, klien, dan administrator itu sendiri.

4. Kepegawaian

Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5. Keuangan

Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Misalnya; administrasi penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, serta sumber dana.

6. Perbekalan

Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak.

7. Tata usaha

Kegiatan tata usaha meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan dan pengiriman dokumen/ data. Unsur tata usaha sangat penting dalam administrasi karena dapat menjadi sumber informasi bagi organisasi dalam mengambil keputusan.

8. Hubungan Masyarakat

Hubungan masyarakat (Public Relation) merupakan suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien. Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.

Ciri-Ciri Administrasi

Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik yang mudah dikenali, diantaranya adalah:

Administrasi memiliki tujuan yang jelas.
Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.
Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.
Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja.
Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan.

Contoh Kegiatan Administrasi

Sebagai pelengkap artikel ini, kita dapat melihat beberapa contoh bentuk administrasi berdasarkan jenisnya:

Contoh administrasi kependudukan; pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta lahir, Surat Kematian, dan lain-lain.
Contoh administrasi pendidikan; membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-menyurat, dan mengatur aktivitas sekolah.
Contoh administrasi perkantoran; mengurus absensi pegawai, membuat surat masuk dan keluarg barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.
Contoh administrasi keuangan; membuat catatan pembukuan keuangan, membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain.
Contoh administrasi negara; aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di pemerintahan, aturan dan tata cara pelayanan publik, presiden mengatur tentang reshufle kabinet.

Peran Administrasi Sebagai Queen of Peace

Bisa dibilang administrasi ibarat Queen of Peace. Keributan akan terus terjadi dalam sebuah perusahaan atau bisnis saat administrasi tidak berjalan semestinya.

Bayangkan bila Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi. File dan surat-menyurat Anda ditaruh sembarangan?

Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan dibutuhkan waktu yang lama bagi Anda untuk menemukannya. Padahal jika Anda menatanya dengan baik tentu waktu bisa dipersingkat dan digunakan untuk menyelesaikan target lainnya.

Pengertian administrasi dalam bisnis sebenarnya sangat luas dan akan berhubungan dengan berbagai macam jenis menejemen di beberapa posisi di departement perusahaan. Menurut kontributor Pankaj Mishra melalui Linkedin, administrator nantinya akan menjadi penghubung berbagai departemen, partner perusahaan dan konsumen sekaligus.

Karena itu, bidang ini setidaknya harus bisa meng-cover beberapa hal berikut ini:

Memahami pengertian administrasi
Meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian dan mengatur administrasi kantor di berbagai bidang
Mengeluarkan standar filing yang tepat
Mengembangkan dan mengatur aset perusahaan
Mampu mengembangkan prosedur administrasi
Mampu mengontrol dan merencanakan budget administrasi
Membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian, kegiatan pengiriman dan lainnya

Walaupun begitu, tugas utama administrator tergantung perusahaan. Yang pasti bidang ini akan memastikan efisiensi performa perusahaan di semua departemen. Mereka bertindak sebagai jembatan penghubung antara manejemen dan juga karyawan.

Adminisrasi kantor adalah salah satu elemen yang dikaitkan dengan efisiensi dan produktifitas kerja perusahaan. Mereka memberikan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai departemen sehingga masing-masing job description dan planning setiap menejemen tercapai.