Pengertian Manajemen Administrasi
Ilustrasi Manajemen Administrasi

Pengertian Manajemen Administrasi secara umum adalah sebuah usaha dan kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan di dalam organisasi dengan tujuan agar sasaran organisasi dapat tercapai dengan baik.

Pengertian administrasi secara sempit adalah sebuah bentuk aktivitas yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, pengetikan, dan dan kegiatan lain yang mempunyai sifat teknis ketatausahaan. Sedangkan defenisi administrasi secara luas adalah semua yang berkaitan dengan proses kerja sama dari dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama dengan memanfaatkan semua sumber daya yang ada.

Pengertian manajemen administrasi menurut George R. Terry adalah suatu perencanaan, pengendalian, pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta penggerakannya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Di lain pihak, Millis Geoffrey menjelaskan bahwa manajemen administrasi adalah upaya membimbing personil kantor dalam hal penggunaan sarana dan prasarana yang ada untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Manajemen administrasi merupakan salah satu bidang manajemen yang memberikan informasi layanan administrasi untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Manajemen administrasi sangat mempengaruhi kelancaran bidang lainnya dan sering digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.

Meskipun demikian, administrasi kantor selalu tampak sebagai kekuatan yang tidak terlihat. Tapi ketika kita salah mengolahnya, ada banyak sekali kekacauan yang akan terjadi.

Pengertian Manajemen Administrasi Menurut Para Ahli

Beberapa ahli di bidang ilmu manajemen menjelaskan mengenai definisi manajemen administrasi, diantaranya adalah:

1. W.H. Evans

Menurut W.H. Evans, pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran adalah fungsi yang berhubungan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasional perusahaan mengenai pengolahan bahan, keterangan, komunikasi, dan memori organisasi.

2. Millis Geoffrey

Menurut Millis Geoffrey, definisi Administrasi Perkantoran  adalah seni membimbing personel kantor dalam mempergunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

3. George R. Terry

Pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan para pekerja agar mencapai goal yang telah ditentukan.

4. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Definisi Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell adalah sebuah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerja perkantoran, serta penggerakan para pelaksana agar tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik.

5. Prajudi Atmosudirjo

Menurut Prajudi Atmosudirjo, pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran adalah kombinasi antara corporate management (kantor sebagai kesatuan yang terdiri atas gedung, tanah, personil, dan perlengkapan) dan operation management (pekerjaan kantor).

6. Suparjati dkk

Menurut Suparjati dkk, pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran adalah sebuah proses kerjasama di dalam kantor agar tujuan-tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dapat tercapai dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

7. Moekijat

Definisi Manajemen Administrasi Perkantoran Menurut Moekijat adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, serta pengawasan kantor agar tujuan kantor bisa tercapai dan para pegawai merasa puas.

8. Rifhi Siddiq

Menurut Rifhi Siddiq, pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran adalah sebuah metode yang dilaksanakan dengan memperhatikan fungsi-fungsi manajemen berkaitan dengan pekerjaan perkantoran yang telah direncanakan sebelumnya.

9. John Neuner dan Benjamin Haynes

Menurut John Neuner dan Benjamin Haynes, pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran adalah manajemen dalam kantor mencakup bidang yang lebih sempit daripada yang umumnya di kandung oleh istilah “manajemen” manajemen perkantoran untuk sebagian besar berkenaan dengan pengawasan perkantoran.

10. Arthur Grager

Definisi Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Arthur Grager: “office management is the function of administering, the communication and record services of an organization.” Dalam bahasa Indonesia berarti “Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.”

11. Gie (1991: 4)

Menurut Gie, pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran adalah sebuah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan.

12. William Spriegel dan Ernest Davies

Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan.

Tujuan Manajemen Administrasi Ini

Ketika manajemen administrasi dijalankan, kita akan mengetahui seberapa sukses tujuan yang dicapai dengan menggunakan sarana dan prasarana yang sudah dirancang. Efisiensi ini mengacu pada syarat ekonomi, psikologis dan teknis.

Apakah nanti sarana dan prasarana ekfektif dari segi biaya dan penggunaan? Apakah nantinya bisa dimanfaatkan secara maksimal? Dan apakah bisa memberikan kepuasan, atau sebaliknya?

Tujuan manajemen administrasi ini bisa dicapai apa bila fungsi-fungsinya dijalankan dengan benar. Bila diuraikan dengan lengkap, tujuan administrasi ini antara lain:

  • Mengelola seluruh data dan keterangan secara lengkap, melindungi dan menyimpna serta memberikan informasi kepada yang membutuhkan.
  • Menampilkan laporan dan catatan penting dengan rincian biaya yang sesuai.
  • Membantu perusahaan untuk memelihara dan memenuhi kebutuhan yang berhubungan dengan administrasi.
  • Pemberian pelayanan oleh tata usaha kepada para mitra kerja dan juga pelanggan.
  • Menyediakan laporan yang relevan dan terbaru.

Fungsi Manajemen Administrasi

  • Melakukan perencanaan terkait administrasi, misalnya pemeliharaan sarana prasarana seperti tata ruang, ventilasi, anggaran perkantoran dan lainnya.
  • Pengorganisaisan dengan mengelompokkan alat yang dipakai dalam bidang usaha, tugas, tanggung jawab dan SDM yang terbagi di dalamnya. Hal ini bertujuan untuk menciptakan organisasi yang selaras dengan visi perusahaan.
  • Memberikan Dorongan kepada karyawan untuk mencapai tujuan organisasi terutama di lingkup administrasi.
  • Melakukan pengawasan terhadap proses administrasi kantor.

Tugas Pokok Manajemen Administrasi Kantor

Melihat dari pengertian manajemen administrasi kantor, Millis Geoffrey membagi tugas pokok administrasi menjadi:

  • Duplicating (penggandaan)
  • Mailing (Pengiriman surat atau pesan dan sejenisnya)
  • Calculating (Kalkulasi)
  • Pengarsipan (Filing)
  • Telephoning
  • Checking
  • Dan lain sebagainya

Mengapa Mempelajari Manajemen Administrasi Begitu Penting?

Ketika sebuah bisnis baru dibangun, membangun sistem adalah hal yang paling penting. Hal ini termasuk yang berhubungan dengan administrasi. Ketika bisnis berkembang, hal-hal kecil seperti surat menyurat misalnya surat kerjasama, pendataan dan juga berbagai informasi yang ada di dalam perusahaan ibarat sebuah harta.

Kita ambil contoh misalnya tim marketing. Mereka suatu saat akan membutuhkan data pelanggan untuk memberikan berbagai informasi baru tentang promosi produk Anda. Makanya banyak sekali perusahaan baik kecil ataupun menengah rela melakukan filing data pelanggan supaya kelak bisa mereka pergunakan lagi untuk keperluan promosi demi menggenjot penghasilan perusahaan.

Disisi lain, pihak HRD juga akan membutuhkan data-data penting karyawan demi melakukan pengembangan mutu sumber daya manusia perusahaan. Mereka juga membutuhkan data untuk perekrutan karyawan baru atau melihat data karyawan yang akan pensiun supaya bisa melakukan perencanaan soal ini.

Ketika kita berbicara administrasi, ini ibaratnya seperti kendaraan penting yang mendistribusikan informasi perusahaan termasuk prasarana. Nah, ketika data-data ini tidak disimpan dan dikelola dengan baik, tentu efeknya berkepanjangan. Jalannya perusahaan bisa kacau hanya karena terkendala sebuah data yang seharusnya Anda miliki di database perusahaan.

Baca juga: Pengertian Manajemen Strategi

Penutup

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian Manajemen Administrasi Perkantoran, tujuan, fungsi, dan tugasnya. Semoga bermanfaat.