Pengertian Surat Adalah, Fungsi, dan Macam-Macam Surat

Apakah kamu tahu pengertian surat? Surat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang telah digunakan sejak zaman dahulu untuk menyampaikan pesan, informasi, atau perasaan dari satu pihak ke pihak lainnya.

Dalam konteks modern, surat tidak hanya menjadi alat komunikasi formal dalam berbagai urusan bisnis, pemerintahan, dan hukum, tetapi juga bisa bersifat pribadi, seperti surat untuk keluarga atau teman. Meskipun teknologi digital telah mengubah cara kita berkomunikasi, esensi dan fungsi surat tetap relevan sebagai media yang efektif untuk menyampaikan pesan dengan kejelasan dan kekuatan tertentu.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai apa itu surat, jenis-jenisnya, serta peran pentingnya dalam berbagai aspek kehidupan.

Pengertian Surat Secara Umum

Apa itu surat? Secara sederhana, pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi, pesan, atau pernyataan dari satu pihak ke pihak lain. Surat dapat berupa media resmi atau tidak resmi dan memiliki berbagai tujuan, seperti bisnis, pribadi, sosial, atau administratif.

Pada umumnya surat sering digunakan untuk keperluan komunikasi yang formal, di mana informasi disampaikan dengan cara yang jelas, terstruktur, dan sesuai dengan etika atau norma yang berlaku.

Di dalam pembuatan surat terdapat beberapa komponen, diantaranya:

Pengirim surat, yaitu orang atau pihak yang menulis dan mengirimkan surat. Pengirim bertanggung jawab atas penyusunan pesan dan pengiriman surat kepada penerima yang dituju.
Pesan surat, yaitu isi atau konten dari surat tersebut, apa yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Ini mencakup informasi, permintaan, pemberitahuan, atau apapun yang menjadi maksud utama dari penulisan surat.
Penerima surat, yaitu orang atau pihak yang dituju untuk menerima surat tersebut. Penerima adalah pihak yang diharapkan membaca dan memahami isi pesan yang dikirimkan.
Saluran, yaitu media atau cara yang digunakan untuk mengirimkan surat dari pengirim ke penerima. Dalam konteks surat fisik, saluran bisa berupa layanan pos, kurir, atau pengiriman tangan. Dalam konteks digital, saluran bisa berupa email atau platform komunikasi digital lainnya.

Pengertian Surat Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa yang dimaksud dengan surat, maka kita bisa merujuk kepada pendapat beberapa ahli berikut ini:

1. S. Hidajat

Menurut S. Hidajat pengertian surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan, berita, atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.

2. Prajudi Atmosudirdjo

Menurut Prajudi Atmosudirdjo pengertian surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

3. Diana Nababan

Menurut Diana Nababan, surat adalah suatu alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.

4. Djoko Purwanto

Menurut Djoko Purwanto, pengertian surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

5. W.J.S Poerwadarminta

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, menurut W.J.S Poerwadarminta pengertian surat adalah kertas yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.

6. Sugeng Rusmiwari

Menurut Sugeng Rusmiwari arti surat adalah alat komunikasi yang menggunakan bahasa tulisan dalam kertas yang sangat erat kaitannya dengan aktivitas manusia.

7. J. Wajong

Menurut J. Wajong pengertian surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.

8. Darji

Menurut Darji, surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi.

9. Iis Sopyan

Menurut Iis Sopyan, surat adalah suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.

Fungsi Surat Secara Umum

Surat memiliki beberapa fungsi umum yang penting dalam berbagai konteks, baik dalam kehidupan pribadi, bisnis, pemerintahan, maupun lainnya. Berikut adalah beberapa fungsi utama surat:

Sebagai sarana komunikasi: untuk menyampaikan pemberitahuan, permohonan/ permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-lain. Ini bisa berupa komunikasi pribadi, seperti surat kepada teman atau keluarga, atau komunikasi resmi, seperti surat bisnis atau surat dari instansi pemerintah.
Sebagai alat bukti tertulis (Dokumentasi) yang memiliki kekuatan hukum: Surat sering digunakan sebagai dokumen tertulis yang mencatat perjanjian, kesepakatan, keputusan, atau pernyataan penting. Surat memberikan bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai referensi di masa mendatang.
Sebagai alat untuk memberikan instruksi: Surat sering digunakan untuk memberikan instruksi atau arahan yang jelas dan tertulis. Misalnya, surat dari atasan kepada karyawan yang menginstruksikan tugas tertentu, atau surat dari instansi pemerintah yang mengarahkan warga untuk mengikuti prosedur tertentu.
Sebagai alat promosi dan pemasaran: Dalam dunia bisnis, surat digunakan untuk tujuan promosi dan pemasaran. Surat penawaran, surat penjualan, dan surat kepada pelanggan adalah contoh bagaimana surat dapat digunakan untuk mempromosikan produk atau layanan.
Sebagai alat untuk menjalin hubungan atau relasi: Surat dapat memperkuat hubungan antara individu atau organisasi. Misalnya, surat ucapan terima kasih, surat undangan, atau surat ucapan selamat dapat membantu membangun dan memperkuat hubungan profesional atau pribadi.
Sebagai media perjanjian dan kontrak: Surat sering kali berfungsi sebagai media untuk membuat perjanjian atau kontrak antara dua pihak. Dalam surat perjanjian, detail tentang kesepakatan, kewajiban, dan hak masing-masing pihak biasanya dijelaskan secara rinci.

Jenis dan Macam-Macam Surat

Surat dapat dibagi dalam beberapa jenis berdasarkan tujuan, sifat, wujud, dan kriteria lainnya. Agar memudahkan kita mengetahui jenis surat, berikut ini adalah macam-macam surat tersebut:

1. Jenis Surat Berdasarkan Pembuatannya

Surat pribadi merupakan surat yang ditulis oleh seseorang dengan isi yang berkaitan dengan urusan pribadi. Surat pribadi ini terbagi menjadi dua kategori:

Surat pribadi dengan sifat setengah resmi. Contohnya adalah surat lamaran kerja, surat permohonan izin untuk tidak hadir di sekolah, kantor, atau kuliah, dan sebagainya.
Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan. Contohnya meliputi surat untuk sahabat, surat perkenalan, surat untuk orangtua dan anggota keluarga lainnya, dan sebagainya.

2. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

Surat berdasarkan tujuannya dapat dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain:

Surat pemberitahuan: Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada sejumlah pihak yang termasuk dalam suatu organisasi atau lembaga.
Surat Perintah: Diberikan kepada individu atau pihak tertentu untuk melaksanakan tindakan yang disebutkan dalam surat tersebut.
Surat Permintaan: Memuat permohonan untuk mendapatkan informasi lebih rinci mengenai produk atau layanan yang ditawarkan.
Surat Peringatan: Berfungsi untuk mengingatkan seseorang tentang kesalahan yang telah dilakukan dalam konteks lembaga atau organisasi.
Surat Panggilan: Digunakan untuk mengundang individu atau kelompok, baik secara pribadi maupun sebagai perwakilan organisasi.
Surat Susulan: Merupakan klarifikasi atau penegasan terhadap surat yang telah dikirim sebelumnya.
Surat keputusan: Surat yang berisi keputusan yang diambil oleh suatu organisasi atas dasar pertimbangan
Surat Laporan: Berisi laporan hasil kerja yang ditujukan kepada pihak lain.
Surat penawaran: Biasanya surat ini terkait dengan transaksi jual-beli, memuat tawaran spesifikasi dan harga barang atau jasa.

2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

Kartu pos: surat yang ditulis di atas selembar kertas dan dikirimkan melalui pos. Biasanya memiliki ukuran 10×15 cm
Warkat pos: surat tertutup yang terbuat dari selembar kertas cetakan dan dapat dilipat menjadi bentuk amplop.
Surat bersampul: surat yang disusun dalam beberapa lembar kertas terpisah dan perlu menggunakan amplop untuk pengirimannya.
Memorandum dan Nota: surat yang digunakan untuk keperluan internal dalam sebuah organisasi, bertujuan untuk memberikan atau meminta informasi antara pejabat di kantor.

3. Jenis Surat Menurut Sifat Isi dan Asalnya

Surat dinas: digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer.
Surat Niaga/ Bisnis: surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha.
Surat Pribadi: surat yang sifatnya pribadi yang dikirimkan kepada orang lain atau petugas lembaga.

4. Jenis Surat Menurut Kerahasiaannya

Surat biasa: surat yang isinya tidak terdapat hal-hal yang perlu dirahasiakan. Surat ini umumnya bisa dikirimkan menggunakan Kartu Pos, Warkat Pos, atau dengan surat tertutup yang dimasukkan ke dalam amplop, serta metode lainnya.
Surat rahasia: surat yang sering disebut surat konfidensial dimana isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu yang berkepentingan saja.
Surat sangat rahasia: surat yang kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat agar tidak diketahui oleh orang lain. Surat atau dokumen semacam ini biasanya dilabeli dengan tanda RHS, yang umumnya dipakai di berbagai lingkungan bisnis, organisasi, lembaga, atau individu.

5. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya

Surat Internal: surat yang asalnya dari dalam suatu kantor/ perusahaan dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama.
Surat Eksternal: surat yang asalnya dari luar kantor/ perusahaan yang masuk melalui pengiriman pos surat.

6. Berdasarkan Urgensi Pengirimannya

Surat Biasa: jenis surat yang tidak memerlukan pengiriman atau penanganan segera. Surat ini dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal aktivitas yang telah ditetapkan.
Surat Segera: merujuk pada surat yang membutuhkan perhatian dan tanggapan cepat dari penerima. Surat ini harus diproses segera setelah diterima.
Surat Sangat Segera, atau surat kilat: surat yang harus dikirim dan diterima oleh penerima dengan sangat cepat, serta mendapatkan tanggapan secepat mungkin.