Pengertian Surat Resmi, Fungsi, Jenis, dan Ciri-Ciri Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi

Apa yang dimaksud dengan surat resmi (official letter)? Pengertian Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Surat resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Meskipun surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi tersebut tetap dibuat sesuai dengan aturan tertentu. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi adalah surat undangan pernikahan.

Baca juga: Pengertian Surat Secara Umum

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki fungsi khusus yang tidak dapat kita temukan pada jenis surat lainnya. Mengacu pada pengertian surat resmi di atas, berikut ini adalah beberapa fungsi surat resmi tersebut:

• Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pemikiran.
• Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
• Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
• Sabagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga. Itu sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data di kemudian hari.
• Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

Meskipun saat ini telah ada fasilitas teknologi seperti email (surat elektronik) dan lainnya, peran surat resmi dalam bentuk print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, baik itu keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan, dan keperluan lainnya.

Baca juga: Pengertian Surat Penawaran

Ciri-Ciri Surat Resmi

Kita dapat mengenali sebuah surat resmi dari karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat resmi sehingga kamu bisa mengenalinya dengan mudah:

• Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
• Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
• Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
• Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block
• Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
• Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
• Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
• Surat resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.

Jenis-Jenis Surat Resmi

Setelah memahami pengertian surat resmi, fungsi dan ciri-cirinya maka kita juga perlu mengetahui jenis-jenis surat resmi. Berikut ini adalah macam-macam surat resmi:

1. Surat Keputusan

Surat resmi ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai.

2. Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

3. Surat Perintah

Surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.

4. Surat Kuasa

Surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.

5. Surat Panggilan/ Undangan

Surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain-lain.

6. Surat Edaran

Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian.

Baca juga: Pengertian Proposal

Struktur Surat Resmi

Seperti yang disebutkan pada pengertian surat resmi di atas, dalam surat resmi terdapat beberapa bagian penting yang harus dilengkapi. Beberapa bagian penulisan surat resmi tersebut adalah:

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat terdiri dari:

• Logo instansi/ lembaga
• Nama instansi/ lembaga
• Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga

2. Nomor Surat

Setiap kali suatu instansi/ lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.

3. Tanggal Surat

Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Ini berguna sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran atau Hal

Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.

5. Alamat Tujuan

Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

6. Salam Pembuka

Kata pembuka dari sebuah surat resmi dimana bentuknya baku dan formal dengan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku.

8. Salam Penutup

Selain salam pembuka, tentunya ada salam penutup surat. Hal ini untuk menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau penanggungjawab.

10 Tembusan

Tembusan dapat dibuat bila surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.

Contoh Surat Resmi

Baca juga: Pengertian SIUP

Demikianlah penjelasan singkat mengenai pengertian surat resmi, fungsi surat resmi, fungsi surat resmi, jenis dan ciri-ciri surat resmi, serta struktur surat resmi. Semoga bermanfaat.