Beranda Komputer Pengertian Folder dan Contohnya, Fungsi Folder, Cara Membuat Folder

Pengertian Folder dan Contohnya, Fungsi Folder, Cara Membuat Folder

Pengertian Folder Dalam Komputer
Ilustrasi Folder dalam Komputer

Pengertian Folder Dalam Komputer

Apa itu folder? Pengertian Folder adalah tempat untuk menyimpan atau menampung berbagai file di dalam komputer, baik itu file data, file dokumen, dan file sistem. Pada perangkat komputer, secara default folder di dalam komputer ditunjukkan dengan gambar atau ikon kecil berbentuk map  atau amplop coklat.

Folder berisi file-file (baca: pengertian file) berupa gambar, teks, angka, video, program, slide dan jenis file lainnya. Jika tidak ada folder, mungkin file-file yang tersimpan di komputer tidak tertata dengan baik dan cenderung berkumpul menjadi satu. Oleh karena itu, penggunaan folder dapat membantu memudahkan untuk mengarsipkan data.

Mengacu pada pengertian folder tersebut, bagi seseorang yang berkerja di bagian atau bidang administrasi (baca: pengertian administrasi) tentu menggunakan folder sudah menjadi keharusan untuk mengelompokan dokumen sesuai dengan isinya.

Fungsi Folder Pada Komputer

Di dalam komputer, folder berfungsi untuk menyimpan file atau dokumen. Ada banyak sekali jenis file dan dokumen yang bisa disimpan dalam folder, bahkan di dalam folder bisa juga disimpan folder lain atau sub-folder.

Pada umumnya, aktivitas pembuatan folder pada komputer adalah untuk menyimpan file berdasarkan kategori atau jenisnya. Pengkategorian folder tersebut dibuat untuk memudahkan user dalam mencari dan menemukan file atau dokumen yang pernah disimpan sebelumnya.

Contoh cara pengkategorian folder dalam komputer:

  • Folder foto; khusus berisi berbagai file foto dan juga sub-folder foto lainnya
  • Folder video: khusus berisi berbagai file video dan juga sub-folder video lainnya
  • Folder music; folder yang dibuat khusus untuk file musik (MP3, midi, dan lainnya).
  • Folder dokumen: folder yang dibuat khusus untuk menyimpan file aplikasi seperti Word, Excel, Presentasi

Baca juga: Pengertian Manajemen File

Cara Membuat Folder Pada Komputer

Setelah memahami pengertian folder dan fungsinya, tentunya kita juga perlu mengetahui cara membuat folder di dalam komputer. Berikut ini adalah cara membuat folder di dalam komputer yang menggunakan sistem operasi Windows:

1. Membuat Folder di Drive Tertentu

  1. Langkah pertama adalah masuk ke My Computer, dapat dilakukan dengan menekan tombol Windows + E pada keyboard secara bersamaan
  2. Tentukan drive atau lokasi tempat kita membuat folder baru (misalnya pilih drive E)
  3. Arahkan kursor ke area kosong di drive E, klik kanan mouse, lalu arahkan kursor ke New > pilih Folder
  4. Berikan nama pada folder yang baru dibuat, atau bisa juga dengan rename folder tersebut
  5. Folder selesai dibuat

2. Membuat Folder di Desktop

Kita juga bisa membuat folder di desktop. Umumnya membuat folder di desktop bertujuan untuk memudahkan membuka file yang sering digunakan sehingga tidak perlu repot-repot masuk ke drive di dalam komputer. Berikut ini cara membuat folder di desktop:

  1. Setelah menghidupkan PC atau laptop, klik kanan pada area kosong di desktop, lalu arahkan kursor ke New > klik Folder
  2. Berikan nama pada folder yang baru dibuat,  folder bisa juga di-rename setelah dibuat
  3. Folder selesai dibuat

Baca juga: Pengertian Hardware Komputer

Tips Manajemen Data yang Baik dengan Membuat Folder

Bagi beberapa orang, melakukan manajemen data dengan membuat folder terkadang masih sulit dilakukan. Apalagi jika file-file yang perlu diarsipkan sangat banyak atau bahkan ada duplikat file, biasanya hal seperti ini akan membingungkan.

Nah, berikut ini tips manajemen data yang baik di dalam folder:

1. Menggunakan File Ekstensi yang Sesuai

Sebaiknya menghindari file ekstensi yang tidak bisa dibuka pada dua sistem operasi sekaligus yaitu Linux dan Windows. Misalnya pada dokumen word, Anda bisa menggunakan ekstensi *.doc, dan jangan menggunakan *.odt karena hanya bisa dibuka dengan Open Office saja.

2. Membuat Konsep Penataan

Dengan membedakan masing-masing file sesuai ekstensinya, maka nantinya setiap ekstensi bisa dibuat folder masing-masing untuk memudahkan pencarian. Dalam hal ini Anda perlu membuat konsep penataan folder yang tepat untuk mengorganisasi file yang jumlahnya banyak.

3. Penamaan File dan Folder

Sesuai dengan pengertian folder sebelumnya dimana tujuannya untuk mengatur file dengan baik maka usahakan selalu membuat nama folder dengan benar, jelas, tanpa disingkat dan tidak terlalu panjang.

Bahkan jika memungkinkan buatlah format penamaan file, sebagai contoh format berikut: (nama konsumen)_(asal)_(jenis pesanan). Dengan membuat format file khusus, ini akan memudahkan pencarian file nantinya. Namun, jika file terlihat acak dan tidak membentuk pola bisa menggunakan nama file dengan panjang 3-5 kata saja.

4. Pengelompokan File dalam Folder

Meskipun file-file tertentu sejenis atau berada pada satu kelompok folder, namun jika terdiri dari ekstensi yang berbeda-beda sebaiknya dibuat sub folder untuk memudahkan pembacaan. Misalnya dalam folder X terdiri dari 4 sub folder dari masing-masing ekstensi.

5. Menggunakan Ikon Folder yang Unik

Anda bisa mengganti ikon default dengan ikon folder yang unik. Tujuannya agar lebih bagus dilihat dan memudahkan pencarian. Misalnya dalam folder berisi file-file foto, Anda bisa mengganti ikon folder dengan gambar kamera.

6. Hindari Duplikat File

Sebaiknya menghindari adanya file ganda, karena saat Anda mencari suatu file dengan menu seach, maka akan keluar beberapa file dengan nama yang sama. Tentu saja hal tersebut akan membingungkan karena Anda lupa mana file yang update terakhir.

Jika memang mengharuskan adanya file ganda sebaiknya gunakan format nama file yang berbeda. Sebagai contoh: Laporan Keuangan 2017 (file 1) dan Laporan Keuangan 2017 _ Revisi 1 (file 2). Dengan contoh tersebut akan memudahkan Anda untuk mendapatkan file terupdate.

7. Back Up File

Karena kita tidak pernah tahu kapan komputer mengalami eror atau bahkan mati total, sebaiknya sering-sering melakukan back up data. Misalnya dalam kurun waktu 1-2 minggu sekali data-data di backup dengan CD atau DVD.

Baca juga:

Jadi itulah sedikit ulasan tentang pengertian folder, fungsi, cara membuat folder, dan tips manajemen data yang baik di dalam folder. Semoga bermanfaat untuk Anda yang sedang mencari tips mengelola file dengan rapi.