Surat menjadi salah satu alat komunikasi populer pada masanya. Sebelum ditemukan gadget dan teknologi canggih seperti saat ini, orang-orang menggunakan surat untuk berkomunikasi. Bahkan kini, surat juga masih merupakan salah satu alat komunikasi, lho. Biasanya yang menggunakannya adalah lembaga tertentu seperti pemerintah, pendidikan, lembaga keuangan, dan lainnya. Serta sifatnya resmi.
Apa pengertian surat resmi? Apakah isinya sama dengan jenis surat lainnya? Pastikan Anda menyimak pembahasan di bawah ini sampai selesai untuk mempelajari lebih dalam mengenai apa yang dimaksud dengan surat resmi.
Pengertian Surat Resmi
Apa yang dimaksud dengan surat resmi? Ketika Anda membuka Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Anda tidak akan menemukan pengertian surat resmi. Sebab istilah tersebut terdiri dari dua suku kata, jadi Anda harus mencari pengertian dari tiap kata. Ada kata “surat” yang berarti kertas dan sebagainya yang bertulis; atau secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan; atau sesuatu yang ditulis. Lalu kata “resmi” artinya sah dari pemerintah atau dari yang berwajib (pemerintah atau instansi yang bersangkutan); atau formal.
Jika Anda menggabungkannya, maka pengertian surat resmi adalah tanda atau keterangan secara tertulis yang dikeluarkan dari instansi yang bersangkutan untuk memberitahu sesuatu yang bersifat formal.
Pada prakteknya, penggunaan surat resmi adalah untuk melakukan komunikasi atau memberitahukan sesuatu perihal hal yang formal, pribadi, atau rahasia. Beberapa pihak yang mengeluarkan jenis surat ini adalah perorangan, lembaga pemerintah, lembaga keuangan, organisasi, lembaga kepolisian, lembaga pendidikan, atau instansi yang bersangkutan untuk keperluan formal atau resmi.
Isi surat resmi dibuat dengan mengikuti aturan dan kaidah yang berlaku. Biasanya isinya menggunakan bahasa baku yang ditulis dengan jelas, tegas, efektif, dan singkat. Sesuai dengan keperluan dari surat tersebut. Bahkan ada format dan aturan khusus yang harus diikuti agar bisa termasuk surat resmi. Nanti akan kita bahas lebih lanjut di penjelasan bawah ini.
Baca juga: Pengertian Surat dan Jenisnya, Fungsi, dan Macam-Macam Surat
Fungsi Surat Resmi
Surat resmi memiliki fungsi khusus yang tidak dapat kita temukan pada jenis surat lainnya. Mengacu pada pengertian surat resmi di atas, berikut ini adalah beberapa fungsi surat resmi tersebut:
- Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pemikiran.
- Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
- Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
- Sabagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga. Itu sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data di kemudian hari.
- Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.
Meskipun saat ini telah ada fasilitas teknologi seperti email (surat elektronik) dan lainnya, peran surat resmi dalam bentuk print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, baik itu keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan, dan keperluan lainnya.
Tujuan Surat Resmi Adalah
Dari penjelasan pengertian surat resmi di atas, tentu Anda bisa menyimpulkan bahwa tujuan adanya jenis surat ini adalah untuk menyampaikan suatu hal. Bisa berupa izin, pemberitahuan kegiatan, surat penugasan, pengumuman, surat penerimaan, surat pengunduran diri, undangan pernikahan, dan lainnya.
Penulisan surat resmi sendiri tidak boleh sembarangan. Harus mengikuti struktur dan panduan yang sudah ditetapkan. Jika tidak, maka surat tersebut tidak bisa dikatakan resmi atau formal. Maka dari itu, Anda harus betul-betul memperhatikan hal ini ketika ingin membuatnya.
Ciri-Ciri Surat Resmi
Kita dapat mengenali sebuah surat resmi dari karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat resmi sehingga kamu bisa mengenalinya dengan mudah:
- Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai.
- Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
- Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit.
- Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block
- Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
- Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
- Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
- Surat resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku.
Jenis-Jenis Surat Resmi
Setelah memahami pengertian surat resmi, fungsi dan ciri-cirinya maka kita juga perlu mengetahui jenis-jenis surat resmi. Berikut ini adalah macam-macam surat resmi:
1. Surat Keputusan
Surat resmi ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai.
2. Surat Permohonan
Surat permohonan digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.
3. Surat Perintah
Surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.
4. Surat Kuasa
Surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.
5. Surat Panggilan/ Undangan
Surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain-lain.
6. Surat Edaran
Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian.
Struktur Surat Resmi
Seperti yang disebutkan pada pengertian surat resmi di atas, dalam surat resmi terdapat beberapa bagian penting yang harus dilengkapi. Beberapa bagian penulisan surat resmi tersebut adalah:
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala surat terdiri dari:
- Logo instansi/ lembaga
- Nama instansi/ lembaga
- Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga
2. Nomor Surat
Setiap kali suatu instansi/ lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.
3. Tanggal Surat
Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Ini berguna sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut.
4. Lampiran atau Hal
Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.
5. Alamat Tujuan
Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.
6. Salam Pembuka
Kata pembuka dari sebuah surat resmi dimana bentuknya baku dan formal dengan bahasa yang sopan.
7. Isi Surat
Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku.
8. Salam Penutup
Selain salam pembuka, tentunya ada salam penutup surat. Hal ini untuk menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.
9. Tanda Tangan Pengirim Surat
Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau penanggungjawab.
10 Tembusan
Tembusan dapat dibuat bila surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.
Cara Menulis Surat Resmi
Seperti yang disebutkan sebelumnya dalam pengertian surat resmi, isinya harus ditulis dengan kaidah dan panduan yang sudah ditentukan. Kemudian harus menggunakan bahasa baku, dan mengikuti strukturnya. Hal yang perlu Anda perhatikan adalah kesalahan dalam menulis atau typo. Sebab, kesalahan kecil dapat merusak isi surat resmi.
Berikut beberapa cara menulis surat resmi yang perlu Anda perhatikan. Meliputi:
- Apabila dalam kop surat sudah menyebutkan alamat atau nama tempat, maka tidak perlu dituliskan lagi pada bagian tanggal
- Dalam penulisan angka untuk tanggal bulan dan tanggal tidak perlu menggunakan tanda baca apapun. Contoh 17 Agustus 2023
- Jika terdapat lampiran seperti dokumen pendukung pada surat resmi, maka Anda hanya perlu menuliskan jumlah dokumennya saja tanpa melampirkannya dalam surat
- Lalu jika tidak ada lampiran atau dokumen pendukung yang diperlukan, maka tidak perlu ditulis. Anda bisa langsung menulis nomor surat dan perihal
- Tuliskan inti dan maksud dari surat resmi tersebut dalam bagian “perihal” tanpa bertele-tele. Misalkan surat resmi itu adalah untuk mengundang rapat bulanan maka cukup dengan menuliskan “Perihal: Rapat Bulanan”
- Kata “Kepada” tidak perlu dituliskan sebab sudah ada alamat penerima pesan
Kaidah Bahasa yang Digunakan Pada Surat Resmi
Agar Anda bisa lebih memahami bagaimana membuat dan menulis surat resmi, ada beberapa kaidah bahasa yang harus diperhatikan. Yaitu:
Penggunaan Huruf Kapital dan Tanda Baca
Penggunaan huruf kapital hanya digunakan untuk menyebutkan nama orang, menyebutkan nama kota atau tempat, di awal kalimat, nama jabatan, serta pada penulisan hari dan bulan. Kemudian tanda baca titik digunakan setelah selesai satu kalimat dan/atau singkatan. Lalu tanda koma ditempatkan pada pemisahan tempat dan tanggal, nama dan gelar, serta tempat dan gelar.
Penulisan Kata Sapaan dalam Surat Resmi
Ingat, surat resmi bersifat formal. Jadi kata sapaan yang digunakan adalah harus menggunakan istilah kerabat. Contohnya; Bapak, Ibu, dan/atau Saudara. Lalu bagaimana jika si penerima surat memiliki jabatan? Jika memiliki jabatan, maka tidak perlu menggunakan kata sapaan tersebut. Langsung saja seperti Presiden Indonesia Joko Widodo, dr. Asep Syaripudin, dan lainnya.
Penggunaan Kata Ganti Orang
Anda perlu memperhatikan penggunaan kata ganti orang dalam membuat dan menulis surat resmi. Hanya gunakan kata ganti seperti saya, Anda, kami, kita, dan/atau beliau. Selain kata tersebut, tidak boleh digunakan.
Perbedaan Surat Resmi dengan Jenis Surat Lainnya
Dari beberapa penjelasan tentang pengertian surat resmi hingga kaidah bahasa yang digunakan, tentu terlihat sekali perbedaan dasar dengan jenis surat lainnya. Namun pada umumnya, inilah perbedaan surat resmi dan jenis surat lainnya yang perlu Anda ketahui, yakni:
- Umumnya surat resmi dibuat dengan diketik di komputer atau mesin ketik. Sedangkan surat tidak resmi bisa ditulis dengan tangan atau menggunakan alat bantu
- Surat resmi langsung dikirimkan kepada penerimanya melalui perantara atau pengantar surat. Sementara surat tidak resmi bisa dikirim melalui email, aplikasi chat, dengan pengantar surat, atau lainnya
- Penulisan isi surat resmi harus sesuai dengan EYD (Ejaan yang Disempurnakan) dan juga PUEBI (Panduan Umum Ejaan Bahasa Indonesia), menggunakan tanda baca yang sesuai, dan harus bersifat formal. Penulisan surat resmi tidak perlu memperhatikan hal tersebut
- Semua surat resmi harus disertai kop surat yang ditulis dengan huruf kapital dan dicetak tebal. Hal tersebut tidak akan Anda temui di surat tidak resmi
- Isi yang dibahas pada surat resmi bersifat formal. Sedangkan surat tidak resmi bisa membahas apa saja yang diinginkan oleh si penulis
- Kalimat yang digunakan dalam surat resmi harus bersifat baku, jelas, dan tegas. Berbeda dengan surat tidak resmi yang bisa menggunakan kalimat apapun yang diinginkan penulis
Contoh Surat Resmi
Baca juga: Pengertian Surat Penawaran Barang dan Jasa, serta Fungsi dan Tujuannya
Demikianlah penjelasan lengkap mengenai pengertin surat resmi, fungsi, tujuan, ciri-ciri, struktur penulisan, cara menulis surat resmi, kaidah bahasa yang digunakan, perbedaannya dengan surat tidak resmi, dan contohnya yang perlu Anda ketahui. Semoga bermanfaat!