Pengertian Surat Penawaran Barang
Ilustrasi Surat Penawaran

Pengertian Surat Penawaran

Apa yang dimaksud dengan surat penawaran? Pengertian Surat Penawaran barang dan jasa secara umum adalah surat yang dibuat untuk menunjukkan maksud suatu pihak yang ingin menjalin kerjasama bisnis dengan pihak lain. Bentuk kerjasama tersebut biasanya adalah untuk kegiatan jual-beli barang / jasa, atau penawaran kerjasama bisnis.

Surat penawaran barang dibuat dalam bentuk surat formal dimana di sana tertera dengan jelas penjelasan mengenai barang atau jasa yang ditawarkan serta rincian harganya. Surat penawaran tersebut dibuat karena ada permintaan penawaran dari calon konsumen. Namun, tidak jarang produsen (distributor) juga memberikan surat penawaran umum kepada konsumen (sub-distributor).

Baca juga: Pengertian Surat dan Jenisnya

Fungsi Surat Penawaran

Sesuai dengan pengertian surat penawaran barang dan jasa di atas, fungsi utama dari surat ini adalah untuk menawarkan kerjasama jual-beli dengan pihak lain. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat penawaran tersebut:

  • Sebagai cara untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain.
  • Sebagai salah satu cara untuk melakukan kegiatan promosi suatu produk.
  • Untuk meningkatkan pemasaran produk yang ingin dijual, baik itu barang atau jasa.
  • Sebagai sarana menjalin kerjasama dengan pihak lain.
  • Untuk membantu memperluas jaringan bisnis

Melihat beberapa fungsi surat penawaran tersebut, tentunya kita menjadi tahu bahwa surat penawaran ini begitu penting bagi suatu bisnis. Karena itu, perlu diperhatikan juga cara membuat surat penawaran yang baik. Tidak ada salahnya melihat beberapa contoh surat penawaran yang pernah dikeluarkan oleh perusahaan lain sebagai referensi.

Baca juga: Pengertian Proposal

Tujuan Surat Penawaran

Secara umum tujuan surat penawaran adalah untuk memberikan penjelasan mengenai suatu produk, baik itu barang dan jasa, serta menjelaskan rincian harganya. Dengan kata lain, surat penawaran merupakan surat yang berisi informasi tentang barang/ jasa yang diperjual-belikan dan rincian harganya agar mudah dimengerti oleh konsumen.

Selain itu, surat penwaran tersebut juga berperan sebagai dasar kesepakatan untuk hal jual-beli atau hal lainnya yang dilakukan dua pihak.

Isi Surat Penawaran

Beberapa hal pokok yang menjadi isi dari suatu surat penawaran adalah sebagai berikut:

  • Nama produk, jenis, mutu, merk, dan jumlah yang ditawarkan.
  • Harga barang/ jasa yang ditawarkan bila dibeli satuan dan dalam partai besar
  • Menawarkan berbagai kemudahan, misalnya gratis ongkos kirim, service gratis, garansi, dan lainnya
  • Metode pembayaran yang bisa dilakukan oleh konsumen.
  • Menawarkan mengenai potongan harga (bila ada) jika membeli dengan jumlah tertentu.
  • Cara pengiriman barang/ jasa kepada konsumen.

Perhatikan dengan seksama isi dari surat penawaran tersebut. Selain membuat bahasa penawaran dengan cara yang menarik, penjelasan mengenai informasi produk, rincian harga, dan informasi lainnya sangat penting dibuat secara akurat.

Baca juga: Pengertian SIUP

Ciri-Ciri Surat Penawaran

Sebuah surat penawaran dapat kita kenali dari karakteristiknya. Berikut ini adalah beberapa ciri-ciri surat penawaran tersebut:

  1. Surat penawaran bentuknya formal atau surat resmi dimana terdapat kop surat dan alamat surat
  2. Surat penawaran berisi informasi produk (barang, jasa, atau bisnis) serta rincian harganya.
  3. Surat penawaran dibuat dengan struktur surat yang baik dan rapih untuk memudahkan pihak lain mengerti isinya.

Contoh Surat Penawaran

Berikut ini adalah contoh surat penawaran barang yang dibuat dengan format sederhana:

PT Maxmanroe Office
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Merdeka Raya No.17 Jakarta Indonesia,
Telp. (021)777363 , Fax (021)777364
Email : [email protected]

Nomor: 124/SRTPN/IV/2018
Lampiran: 2 lembar
Perihal: Surat Penawaran Barang

Kepada Yth.
Direktur PT Ale Interior
Bp. Alexander HM
Jl. Milano No. 145

Dengan hormat,

Melalui surat ini, Kami dari perusahaan PT Maxmanroe Office yang bergerak di bidang peralatan dan mesin kantor ingin menawarkan produk kami untuk perusahaan Bapak. Kami menawarkan produk berkualitas dan modern dengan harga yang lebih murah, serta bergaransi.

Adapun produk yang kami tawarkan kepada Anda yaitu sebagai berikut:

  1. Merek dan warna: Fuji Xerox DC SC2020, warna Putih Gading
  2. Jenis barang: Mesin Foto Copy
  3. Tahun pembuatan: Thn. 2017
  4. Harga: Rp42.000.000,- (harga sudah termasuk PPN 10%)
  5. Gratis Ongkos Kirim
  6. Opsi Cara Pembayaran: Cash, Credit

Besar harapan Kami, perusahaan Bapak tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Kami juga akan memberikan diskon 10% untuk pembelian pertama kepada Bapak jika membeli produk kami.

Untuk informasi lebih lanjut, Bapak bisa menghubungi kami di Jl. Merdeka Raya No. 17 Jakarta, Telp. 021-777363, Fax. 021-777364.

Atas perhatian dan kerjasamanya, Kami ucapkan banyak terima kasih.

Jakarta, 04 April 2018

Hormat Saya,

Rio Brian
Marketing Manager

Contoh Surat Penawaran Sederhana
Contoh Surat Penawaran Sederhana

Baca juga: Pengertian Perusahaan Jasa

Di atas tadi adalah penjelasan ringkas mengenai pengertian surat penawaran barang dan jasa, fungsi, tujuan, ciri-ciri, isi surat penawaran, dan juga contoh surat penawaran barang. Semoga bermanfaat.