Pengertian Surat Niaga Menurut Para Ahli, Fungsi, Ciri-Ciri, Jenis, Contohnya

Pengertian Surat Niaga

Apa yang dimaksud dengan surat niaga? Menurut para ahli, Pengertian Surat Niaga adalah suatu surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh seseorang atau badan usaha/ perusahaan untuk keperluan niaga atau bisnis.

Surat niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran, jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat seseorang atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.

Surat niaga dapat bersifat intern maupun ekstern, tergantung situasinya. Dalam hal intern, surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak-pihak tertentu di dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam hal ekstern, surat niaga digunakan untuk hubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik itu perorangan maupun badan usaha.

Baca juga: Pengertian Surat Penawaran

Fungsi dan Tujuan Surat Niaga

Mengacu pada pengertian surat niaga di atas, berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan dari surat tersebut:

• Surat niaga merupakan wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian.
• Surat niaga menjadi alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap kali diperlukan.
• Surat niaga dapat menjadi wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya.
• Surat ini juga dapat digunakan sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
• Surat niaga bisa menjadi alat untuk promosi (baca: pengertian promosi).

Jenis-Jenis Surat Niaga

Dalam perdagangan atau jual-beli terjadi beberapa proses yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Beberapa proses dalam perdagangan tersebut kemudian membuat adanya beberapa jenis surat niaga.

Berikut ini adalah macam-macam surat niaga pada umumnya:

1. Surat Penawaran Barang atau Jasa
2. Surat Permintaan Barang atau Jasa
3. Surat Pesanan Barang atau Jasa
4. Surat Penerimaan Pembayaran
5. Surat Pengangguhan Pembayaran Barang atau Jasa
6. Surat Pernyataan Keberatan
7. Surat Aduan
8. Surat Edaran
9. Surat Tagihan
10. Surat Telegram dan Penegasannya

Ada beberapa hal penting yang wajib diperhatikan ketika membuat sebuah surat niaga, diantaranya:

• Menyebutkan maksud dan tujuan surat dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut. Misalnya membuat surat pesanan, maka sebutkan surat pemesanan tersebut berdasarkan adanya penawaran.
• Di dalam surat niaga harus jelas menyebutkan jenis dan jumlah produk/ jasa yang akan dipesan. Disarankan membuat daftar pesanan dengan rapih agar mudah memeriksanya.
• Menyebutkan cara pengiriman barang/ jasa yang ingin dipesan.
• Menyebutkan bagaimana cara pembayaran barang/ jasa tersebut.
• Di dalam surat niaga juga perlu menyebutkan bagaimana cara packing yang diinginkan.

Baca juga: Pengertian Surat Secara Umum

Ciri-Ciri Surat Niaga

Sesuai dengan pengertian surat niaga, surat ini digunakan untuk tujuan bisnis, dan kita dapat dengan mudah mengetahui karakteristiknya. Berikut ini adalah ciri-ciri surat niaga pada umumnya:

• Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
• Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
• Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
• Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
• Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

Contoh Surat Niaga

Berikut ini adalah salah satu contoh surat niaga, yaitu surat yang digunakan untuk pemesanan barang oleh pembeli.

Baca juga: Pengertian Perusahaan Jasa

Demikianlah penjelasan singkat mengenai pengertian surat niaga, fungsi surat niaga, ciri-ciri surat niaga, jenis dan contoh surat niaga secara umum. Semoga bermanfaat.