Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Ilustrasi

Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Apa pengertian surat masuk dan surat keluar? Kedua istilah ini sering digunakan dalam kegiatan administrasi di sebuah perusahaan atau organisasi.

Pengertian surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan atau organisasi yang berasal dari pihak lain, baik itu perorangan maupun perusahaan/ organisasi.

Pengertian surat keluar adalah semua surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada perorangan maupun perusahaan/ organisasi.

Sebuah perusahaan atau organisasi bisa menerima banyak surat setiap harinya. Jika surat yang masuk tersebut tidak ditangani dengan baik maka akan merugikan banyak pihak, baik yang mengirim maupun yang menerima surat tersebut.

Baca juga: Pengertian Surat Secara Umum

Tujuan dan Fungsi Surat Masuk dan Surat Keluar

1. Fungsi Surat Masuk

Fungsi utama surat masuk dan surat keluar ini adalah sebagai sarana komunikasi antara satu pihak dengan pihak lainnya. Berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan surat masuk:

  1. Sebagai alat komunikasi
  2. Sebagai wakil dari penulis
  3. Sebagai alat bukti historis
  4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
  5. Sebagai alat pengingat
  6. Sebagai alat bukti tertulis

2. Fungsi Surat Keluar

Sama halnya dengan surat masuk, fungsi utama surat keluar adalah sebagai sarana komunikasi dengan pihak lain. Secara umum, berikut ini adalah fungsi dan tujuan surat keluar tersebut:

  1. Sebagai alat tata usaha
  2. Sebagai wakil penulis
  3. Sebagai media komunikasi tertulis
  4. Sebagai alat bukti tertulis
  5. Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi

Baca juga: Pengertian Surat Resmi

Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Keluar

Mengelola surat masuk dan surat keluar dengan baik dapat membantu meningkatkan kinerja suatu perusahaan karena distribusi surat tepat sasaran.

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang didapatkan jika menangani surat masuk dan surat keluar dengan baik:

  1. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.
  2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.
  3. Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan ketika diperlukan.
  4. Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan penanganan surat yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.

Dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar ada dua pola yang umum dilakukan, yaitu:

  • Pola sentralisasi, yaitu penanganan surat masuk dan keluar yang dilakukan secara terpusat. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau BUMN.
  • Pola desentralisasi, yaitu penanganan surat yang dilakukan di setiap bagian dari uni yang ada di suatu perusahaan. Pola ini banyak digunakan oleh Badan Usaha Milik Swasta (BUMS).

Macam-Macam Surat Masuk dan Surat Keluar

Mengacu pada pengertian surat masuk dan surat keluar di atas, ada tiga jenis surat masuk dan keluar yang ada pada suatu organisasi/ perusahaan. Berikut ini adalah jenis-jenis surat masuk dan surat keluar tersebut:

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang ditujukan kepada seorang pejabat atau pegawai/ karyawan dan sifatnya pribadi yang dikirimkan oleh suatu pihak, baik itu perorangan maupun perusahaan/ organisasi.

2. Surat Dinas

Surat dinas adalah surat resmi yang ditujukan kepada suatu instansi/ organisasi untuk keperluan administrasi. Beberapa yang termasuk di dalam surat dinas ini adalah:

  • Surat dinas rutin/ biasa
  • Surat dinas penting
  • Surat dinas rahasia

3. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh badan-badan usaha atau perusahaan dimana isinya adalah untuk kepentingan bisnis.

Baca juga: Pengertian Surat Dinas

Demikianlah penjelasan ringkas mengenai pengertian surat masuk dan surat keluar, fungsi, tujuan, dan macam-macam surat masuk dan surat keluar pada umumnya. Semoga bermanfaat.