Pengertian Surat Edaran
Ilustrasi Surat Edaran

Pengertian Surat Edaran

Apa yang dimaksud dengan surat edaran? Pengertian Surat Edaran adalah surat tertulis yang berisi pemberitahuan resmi yang ditujukan kepada pihak-pihak tertentu di dalam suatu instansi, lembaga, atau organisasi.

Istilah “Surat Edaran” terdiri dari dua kata yang memiliki arti berbeda, yaitu:

  • Surat: sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi.
  • Edaran: kata edaran disebut juga dengan sirkuler, artinya sesuatu yang dikirim kepada banyak pihak dimana isi dan bentuknya sama.

Jadi, definisi surat edaran bisa juga diartikan sebagai surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada banyak pihak dimana isi dan bentuknya sama.

Pada umumnya surat edaran ini ditujukan kepada pihak-pihak yang berada dalam ruang lingkup kerja di instansi/ lembaga tertentu. Adapun isi surat edaran tersebut adalah pemberitahuan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan lingkup kerja, misalnya pemberitahuan kebijakan baru, perubahan peraturan, dan lain sebagainya.

Artikel terkait: Pengertian Surat Menurut Para Ahli

Fungsi Surat Edaran

Mengacu pada pengertian surat edaran di atas, ada dua fungsi utama surat edaran, yaitu:

  1. Sebagai sarana untuk menyampaikan informasi atau pemberitahuan kepada banyak pihak, dimana isi pemberitahuan tersebut sifatnya umum atau bukan rahasia.
  2. Sebagai petunjuk dan penjelasan tentang peraturan/ kebijakan atau tata cara pelaksanaan (bagi instansi), dan sebagai pengumuman atau pemberitahuan (bagi perusahaan swasta).

Ciri-Ciri Surat Edaran

Kita dapat mengenali surat edaran dari karakteristiknya. Berikut ini adalah beberapa ciri surat edaran:

  1. Surat edaran merupakan surat resmi dan dibuat dengan bahasa yang baku.
  2. Surat edaran biasanya bersifat umum dan bukan rahasia.
  3. Surat edaran dibuat dengan isi dan bentuk yang sama untuk banyak pihak.
  4. Surat edaran dibuat untuk memberikan pemberitahuan kepada pihak-pihak yang berada di dalam ruang lingkup tertentu.

Baca juga: Pengertian Surat Niaga

Jenis-Jenis Surat Edaran

Surat edaran dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu surat edaran terbatas dan surat edaran tidak terbatas. Berikut ini penjelasannya:

  1. Surat Edaran Terbatas, yaitu surat yang umumnya dibuat oleh suatu instansi/ organisasi dan ditujukan kepada anggotanya saja (internal). Misalnya, surat edaran perubahan kebijakan suatu koperasi kepada para anggota koperasi tersebut.
  2. Surat Edaran Tak Terbatas, yaitu surat yang dibuat oleh suatu instansi dan ditujukan kepada masyarakat umum. Misalnya, surat edaran perubahan kebijakan suatu instansi kepada masyarakat luas.

Bagian-Bagian Surat Edaran

Sesuai dengan pengertian surat edaran di atas, surat ini adalah jenis surat resmi sehingga dalam pembuatannya memiliki aturan dan ketentuan yang baku. Berikut ini adalah beberapa bagian surat edaran pada umumnya:

1. Kepala Surat

Di bagian kepala surat terdapat kop surat yang terdiri dari logo, nama dan alamat organisasi/ instansi. Kop surat ini merupakan salah satu syarat surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu organisasi atau instansi.

Mencantumkan kata “Surat Edaran” dalam surat dibuat dengan huruf kapital dan ditambahkan garis bawah. Surat edaran harus dilengkapi juga dengan nomor surat, sifat surat (misalnya penting), perihal, dan alamat keterangan lainnya.

2. Isi Surat

Pada bagian isi surat merupakan bagian paling penting dari surat edaran tersebut. Pada bagian ini diisi dengan informasi atau pemberitahuan yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Bagian ini ditulis dengan urutan Pendahuluan, Isi Pokok Surat, dan Penutup.

3. Kaki Surat

Ini adalah bagian akhir dari surat edaran. Pada bagian ini diberisi informasi pembuat dan pengirim surat, seperti:

  • Nama lengkap
  • NIK atau NIP
  • Tanda tangan
  • Stempel
  • Tembusan (jika ada)

Baca juga: Pengertian Surat Perjanjian

Demikianlah penjelasan singkat mengenai pengertian surat edaran, fungsi surat edaran, ciri-ciri surat edaran, jenis dan bagian-bagian surat edaran. Semoga bermanfaat.