Sebenarnya apa itu manajemen komunikasi? Agar dapat memahami makna istilah ini, kita harus mengetahui pengertian dari setiap katanya, yaitu manajemen dan komunikasi.
Secara harfiah, kata manajemen memiliki arti pengelolaan atau proses mengelola sesuatu yang disertai dengan perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan kepemimpinan.
Sedangkan komunikasi adalah proses interaksi antar individu atau kelompok untuk menyampaikan dan mendapatkan informasi untuk terhubung dalam lingkungan orang lain.
Pengertian Manajemen Komunikasi
Pada dasarnya manajemen komunikasi adalah perpaduan konsep komunikasi dengan teori manajemen untuk diaplikasikan dalam berbagai latar tempat terjadinya suatu komunikasi.
Manajemen komunikasi adalah perencanaan sistematis, penerapan, pemantauan, dan revisi semua saluran komunikasi dalam suatu organisasi, dan antar organisasi; ini juga mencakup organisasi dan penyebaran arahan komunikasi baru yang terhubung dengan organisasi, jaringan, atau teknologi komunikasi.
Jadi, pengertian manajemen komunikasi adalah bagaimana cara orang mengelola proses komunikasi dalam hubungannya dengan pihak lain dalam konteks berkomunikasi.
Manajemen komunikasi akan membentuk suatu alur komunikasi agar tercipta koordinasi yang tidak saling tumpang tindih dan untuk memberikan solusi jika terjadi perbedaan pendapat antar individu.
Baca juga: Manajemen Kinerja
Manajemen Komunikasi Menurut Para Ahli
Beberapa ahli menjelaskan pengertian manajemen komunikasi, diantaranya adalah:
1. Michael Kaye
Pengertian manajemen komunikasi menurut Michael Kaye (1994) adalah bagaimana orang-orang mengelola proses komunikasi mereka dengan orang lain dalam berbagai konteks komunikasi. Misalnya dalam situasi komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok, dan komunikasi massa.
2. Parag Diwan
Menurut Parag Diwan (1999), manajemen komunikasi adalah proses penggunaan berbagai sumber daya komunikasi secara terpadu melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan unsur-unsur komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Joan Gratto Liebler and Larry L. Barker
Menurut Liebler dan Barker, pengertian manajemen komunikasi adalah proses yang sistematis antara anggota organisasi dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen untuk menyelesaian pekerjaan melalui proses negosiasi pengertian/ pemahaman antara satu individu maupun lebih yang bertujuan mencapai tujuan bersama.
Fungsi dan Manfaat Manajemen Komunikasi Dalam Bisnis
Ada dua fungsi utama manajemen komunikasi dalam bisnis, yaitu sebagai alat untuk menyamakan pengertian semua anggota dalam bisnis dan sebagai alat untuk menggerakan orang lain dalam anggota sesuai dengan informasi yang diberikan.
Dalam hal ini, seorang manajer akan berperan memerintahkan anggota tim untuk bekerja sesuai dengan instruksi yang dikehendaki dengan tujuan untuk menghasilkan laba bagi organisasi.
Tidak sebatas itu saja, manajemen komunikasi juga bisa diwujudkan untuk menjaga hubungan antar anggota perusahaan. Tanpa adanya komunikasi yang baik dapat menyebabkan konflik internal yang bisa berujung pada kerja sama yang tidak optimal.
Berikut beberapa fungsi lain manajemen komunikasi dalam bisnis:
1. Manajemen Komunikasi Sebagai Kendali
Manajer akan bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota melalui informasi-informasi seperti tata tertib atau peraturan anggota.
Dengan ini maka setiap gerak anggota harus didasarkan terhadap peraturan yang sudah ditetapkan perusahaan untuk menghindari konflik.
2. Manajemen Komunikasi Sebagai Motivasi
Manajer akan melakukan pengarahan terhadap anggota sehingga bisa menjadi motivasi anggota untuk bekerja dengan baik sesuai standar perusahaan.
3. Manajemen Komunikasi Sebagai Bentuk Pengungkapan Emosional
Suatu bisnis atau perusahaan yang memiliki manajemen komunikasi yang baik akan terbentuk koordinasi antar tim yang baik pula.
Dengan begitu, komunikasi bisa menjadi alat untuk mengungkapan emosional anggota. Sehingga bisa meminimalisir permasalahan yang terjadi akibat konflik pribadi indvidu seperti ketidakpuasan terhadap gaji yang didapatkan.
4. Manajemen Komunikasi Sebagai Alat Penyampaian Informasi
Seperti yang sudah dijelaskan pada pengertian manajemen komunikasi di atas, bahwa tujuan komunikasi adalah sebagai alat untuk menyampaikan informasi dan menentukan alternatif sebagai langkah pengambilan keputusan yang bijaksana.
Baca juga: Manajemen Aset
Tujuan Manajemen Komunikasi
Pada dasarnya tujuan manajemen komunikasi adalah untuk menjadi sarana berinteraksi dengan baik sehingga dapat memahami dan mengerti cara berkomunikasi dengan pihak lain.
Manajemen komunikasi juga menjadi sarana informasi yang membentuk cara berinteraksi dengan orang lain.
Beberapa tujuan manajemen komunikasi dalam masyarakat pada umumnya, di antaranya; mengembangkan interaksi yang profesional, membentuk keinginan yang baik (goodwill), menumbuhkan rasa toleransi (tolerance), saling bekerjasama (mutual understanding), saling menghargai (mutual appreciation), dan mendapatkan opini yang menguntungkan, baik dalam hubungan internal maupun eksternal
Baca juga: Sistem Informasi Manajemen
Bentuk dan Contoh Manajemen Komunikasi
Menurut George R. Terry, manajemen komunikasi dalam organisasi terdiri dari 5 komponen penting, antara lain:
1. Komunikasi Formal
Komunikasi antara atasan dan bawahan yang membutuhkan pengaturan khusus. Jenis komunikasi ini digunakan pada jalur komunikasi formal, memiliki wewenang dan tanggung jawab yaitu melalui instruksi-instruksi bentuk lisan dan tulisan sesuai dengan prosedur secara fungsional yang berlaku dari arus atasan ke bawahan atau sebaliknya.
Contoh: Peraturan Perusahaan mengenai jam kerja yang disampaikan dalam surat kontrak kerja.
2. Komunikasi Non-Formal
Komunikasi yang tidak membutuhkan pengaturan khusus dan biasanya terjadi secara spontan. Jenis komunikasi ini umumnya terjadi secara spontan. Misalnya memberikan masukan terkait tugas dan tanggungjawab dalam pekerjaan.
Contoh: Anggota organisasi mengutarakan pendapat dan masukan saat menerima tugas.
3. Komunikasi Informal
Komunikasi yang dilakukan untuk membicarakan hal-hal yang di luar pekerjaan. Jenis komunikasi ini lebih menekankan pada hubungan antar manusianya.
Contoh: Dua orang karyawan yang saling menceritakan tentang kehidupan pribadi di luar pekerjaan.
4. Komunikasi Teknis
Komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan strategi tertentu kepada orang lain.
Contoh: Seorang manajer pemasaran menjelaskan cara teknis dalam melakukan pemasaran melalui media sosial.
5. Komunikasi Prosedural
Komunikasi yang diterapkan untuk membuat suatu pelaporan kinerja perusahaan.
Sedangkan menurut Onong Uchjana Effendy, komunikasi dalam manajamen dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, diantaranya:
1. Komunikasi Vertikal
Hampir sama dengan komunikasi formal, komunikasi ini adalah hubungan timbal balik antara atasan dan bawahan melalui suatu etika komunikasi.
Arus komunikasi vertikal ini timbal balik dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, bisa dari atas ke bawah (downward communication) atau dari bawah ke atas(upward communication).
2. Komunikasi Horizontal
Komunikasi antar karyawan atau antar pimpinan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dengan kata lain, komunikasi horizontal adalah arus komunikasi yang berada di satu level dalam organisasi.
3. Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara perusahaan dengan perusahaan atau organisasi lain yang terjalin di luar perusahaan.
Manajemen Komunikasi Dalam Interaksi Orang Dewasa
Dalam bukunya yang berjudul “Communication Management“, Michael Kaye mengatakan bahwa model komunikasi orang dewasa dapat dianalogikan dengan boneka Matryoshka dari Rusia.
Kaye mengatakan bahwa boneka terkecil dari boneka Matryoshka merupakan bagian yang menggambarkan suatu self. Pemahaman terhadap diri sendiri merupakan tahapan yang sangat penting dalam meraih self-management yang efektif.
Artinya, komunikasi intrapersonal yang terjadi harus mencakup cara berpikir, persepsi, memori, dan sensasi.
Boneka kedua yang lebih besar pembungkus boneka terkecil dianalogikan sebagai interpersonal doll. Fokus interpersonal ini berhubungan dengan bagaimana seseorang bisa berhubungan dengan orang lain, serta bagaimana orang tersebut dapat berinteraksi dengan orang lainnya dalam aktivitas komunikasi yang membangun suatu makna.
Boneka ketiga dianalogikan sebagai people-in-system doll. Bagian ini fokus pada suatu sistem sosial atau organisasi pada tempat seseorang bekerja dan mampu memberikan dampak pada dirinya dari cara berkomunikasi dengan orang lain di dalam sistem tersebut.
Boneka keempat dianalogikan sebagai competence doll, bagian ini lebih fokus membungkus seluruh boneka lainnya. Kompetensi ini penting sekali untuk dipahami karena akan sangat membantu memahami seluruh level boneka Matryoshka.
Baca juga: Manajemen Strategi
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen komunikasi merupakan proses timbal balik dalam memberikan informasi kepada orang lain.
Pengelolaan komunikasi merupakan kunci keberhasilan dalam setiap hubungan, baik itu persahabatan maupun kemitraan. Tanpa komunikasi yang baik, segala sesuatunya akan menjadi rumit.
Demikian penjelasan ringkas mengenai manajemen komunikasi, mulai dari pengertiannya, tujuan, bentuk, serta fungsi dan manfaat manajemen komunikasi dalam bisnis. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan kamu.