Sistem Informasi Manajemen: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Contoh

Pengertian Sistem Informasi Manajemen — Ilustrasi Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merujuk pada rangkaian proses dan teknologi yang digunakan dalam pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan penggunaan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan operasi bisnis di sebuah organisasi.

Artikel ini akan membahas secara ringkas materi tentang topik ini, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, manfaat, hingga contohnya. Yuk simak artikel ini sampai akhir.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Apa yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen (management information system)? Pengertian sistem informasi manajemen adalah suatu sistem perencanaan di dalam perusahaan yang melibatkan pengendalian internal seperti pemanfaatan sumber daya, dokumen, teknologi, dan akuntansi manajemen sebagai salah satu strategi dalam bisnis.

Sistem Informasi Manajemen dirancang untuk mengintegrasikan berbagai komponen yang terkait dengan informasi, termasuk data, perangkat lunak, perangkat keras, dan prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan mengambil informasi yang relevan. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan kepada manajemen dan pengguna lainnya dalam organisasi.

SIM mencakup berbagai jenis informasi, termasuk informasi operasional, informasi taktis, dan informasi strategis. Informasi operasional berkaitan dengan kegiatan sehari-hari organisasi, seperti transaksi penjualan atau inventaris. Informasi taktis digunakan oleh manajer tingkat menengah untuk membantu pengambilan keputusan yang lebih strategis, sementara informasi strategis digunakan oleh manajemen tingkat atas untuk merencanakan dan mengarahkan strategi jangka panjang organisasi.

Secara keseluruhan, Sistem Informasi Manajemen memiliki peran penting dalam mendukung operasi bisnis yang efisien dan pengambilan keputusan yang baik di berbagai tingkatan organisasi.

Sistem Informasi Manajemen Menurut Para Ahli

Beberapa ahli di bidang ilmu manajeman pernah menjelaskan mengenai manajemen sistem informasi, diantaranya adalah:

1. Raymond McLeod Jr

Menurut Raymond McLeod Jr, pengertian management information system adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama.

Informasi tersebut menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa depan.

2. Nash dan Robert

Menurut Nash dan Robert, manajemen sistem informasi adalah kombinasi dari user/orang, teknologi, media, prosedur, dan juga pengendalian, yang memiliki tujuan tertentu.

Tujuannya adalah untuk mendapatkan jalur komunikasi, memproses tipe transaksi, dan memberi sinyal kepada manajemen terhadap kejadian di internal suatu organisasi/ perusahaan.

3. Bodnar dan Hopwood

Menurut Bodnar dan Hopwood, management information system adalah kumpulan dari perangkat keras/ hardware (baca: Pengertian Hardware) maupun perangkat lunak/ software untuk mentransformasikan data ke dalam suatu bentuk informasi yang lebih berguna.

4. James O’Brien

Menurut James O’Brien, management information system adalah kombinasi dari setiap unit yang dikelola oleh user atau manusia, hardware, software, jaringan komputer dan jaringan komunikasi data, dan juga database yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi tentang suatu organisasi.

5. James AF Stoner

Menurut James AF Stoner, pengertian sistem informasi manajemen adalah metode formal yang memberikan pihak manajemen sebuah informasi yang tepat waktu, dapat dipercaya, dan dapat mendukung proses pengambilan keputusan bagi perencanaan, pengawasan, serta fungsi operasi sebuah organisasi yang lebih efektif.

6. Danu Wira Pangestu

Menurut Danu Wira Pangestu, manajemen sistem informasi adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

7. Gordon B. Davis

Menurut Gordon B. Davis, management information system adalah sebuah sistem yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian rupa untuk menunjang jalannya operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi/ perusahaan.

8. Azhar Susanto

Menurut Azhar Susanto, manajemen sistem informasi adalah kumpulan/ group dari sub sistem/ komponen apapun, baik fisik maupun non fisik yang saling berkaitan satu sama lain dan memiliki fungsi dalam hal pengevaluasian, pengendalian dan perbaikan berkelanjutan.

9. Joel D. Aron

Menurut Joel D. Aron, management information system adalah sebuah sistem informasi yang memberikan informasi/ data yang dibutuhkan oleh seorang manajer dalam mengambil keputusan.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen

Sesuai dengan penjelasan di atas, sebagai salah satu bentuk strategi di dalam internal perusahaan maka penerapan management information system memiliki beberapa tujuan dan fungsi berikut ini:

1. Mendukung pengambilan keputusan

Salah satu tujuan utama SIM adalah menyediakan informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu kepada manajer dan pengambil keputusan dalam organisasi. Dengan memiliki akses ke informasi yang baik, manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik, baik dalam hal operasional sehari-hari maupun dalam perencanaan strategis jangka panjang.

2. Meningkatkan efisiensi operasional

SIM bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional dengan mengotomatiskan proses bisnis, mengintegrasikan fungsi-fungsi organisasi, dan mengurangi kesalahan manusia. Dengan menggunakan SIM, organisasi dapat menghemat waktu, tenaga, dan sumber daya, serta meningkatkan produktivitas.

3. Mendukung pengelolaan sumber daya

SIM membantu dalam pengelolaan sumber daya organisasi, termasuk manusia, keuangan, inventaris, dan aset lainnya. Dengan memantau dan menganalisis informasi terkait, SIM dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan yang lebih baik terkait penggunaan dan alokasi sumber daya.

4. Meningkatkan kolaborasi dan komunikasi

SIM memfasilitasi pertukaran informasi antara departemen dan individu dalam organisasi, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik, koordinasi yang efektif, dan komunikasi yang lancar. Dengan adanya SIM, berbagai pihak dapat berbagi informasi dengan mudah, mengurangi hambatan komunikasi, dan meningkatkan efisiensi kerja tim.

5. Mendukung strategi bisnis

SIM membantu organisasi dalam merencanakan dan melaksanakan strategi bisnis. Dengan menyediakan informasi yang relevan tentang tren pasar, kinerja kompetitor, dan faktor internal organisasi, SIM memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi peluang, mengatasi tantangan, dan mengembangkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis.

6. Meningkatkan pengendalian organisasi

SIM membantu dalam pemantauan dan pengendalian kinerja organisasi. Dengan memberikan laporan dan analisis yang berkaitan dengan metrik kunci, SIM memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi masalah, memonitor kemajuan, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Dalam rangka mencapai tujuan-tujuan ini, SIM harus dirancang dengan baik, memiliki infrastruktur teknologi yang memadai, proses yang efisien, dan dukungan manajemen yang kuat.

Fungsi Manajemen Sistem Informasi

Fungsi Manajemen Sistem Informasi (SIM) melibatkan berbagai aktivitas yang dilakukan untuk merencanakan, mengembangkan, mengimplementasikan, mengoperasikan, dan memelihara sistem informasi di sebuah organisasi. Berikut adalah beberapa fungsi utama dalam Manajemen Sistem Informasi:

1. Perencanaan Sistem Informasi

Fungsi ini melibatkan perencanaan strategis untuk pengembangan dan penerapan sistem informasi di organisasi. Manajer SIM harus memahami tujuan bisnis organisasi dan merancang strategi yang tepat untuk mengintegrasikan sistem informasi dengan kebutuhan organisasi. Ini meliputi penentuan kebutuhan pengguna, identifikasi teknologi yang relevan, dan pengembangan rencana implementasi.

2. Analisis dan Perancangan Sistem

Fungsi ini melibatkan analisis dan perancangan sistem informasi yang efisien dan efektif. Manajer SIM harus memahami proses bisnis organisasi dan menganalisis kebutuhan pengguna serta menganalisis sistem yang ada. Berdasarkan analisis ini, mereka merancang solusi yang memadai, termasuk pemilihan perangkat keras, perangkat lunak, database, dan infrastruktur teknologi lainnya.

3. Pengembangan dan Implementasi Sistem

Fungsi ini melibatkan pengembangan sistem informasi berdasarkan desain yang telah dibuat sebelumnya. Manajer SIM bekerja dengan tim pengembang untuk membangun, menguji, dan mengimplementasikan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Ini melibatkan pemrograman, konfigurasi perangkat lunak, migrasi data, dan pelatihan pengguna.

4. Operasi dan Pemeliharaan Sistem

Fungsi ini melibatkan pengelolaan operasional sistem informasi yang sudah diimplementasikan. Manajer SIM harus memastikan sistem berjalan dengan baik, memantau kinerja, menangani masalah, dan melakukan pemeliharaan rutin. Ini meliputi pemantauan keamanan, backup data, pembaruan perangkat lunak, dan penyelesaian masalah teknis.

5. Pengendalian Sistem Informasi

Fungsi ini melibatkan pengendalian kualitas dan keamanan sistem informasi. Manajer SIM harus memastikan bahwa sistem informasi memenuhi standar keamanan, privasi, dan integritas data. Mereka juga bertanggung jawab untuk menetapkan kebijakan akses, mengelola izin pengguna, dan melaksanakan audit sistem secara berkala.

6. Dukungan Pengguna

Fungsi ini melibatkan menyediakan dukungan dan bantuan kepada pengguna sistem informasi. Manajer SIM harus menjawab pertanyaan pengguna, memberikan pelatihan, dan memastikan pengguna memanfaatkan sistem informasi secara efektif. Mereka juga bertugas mengoordinasikan permintaan perubahan atau peningkatan sistem dari pengguna.

7. Perencanaan Keamanan Informasi

Fungsi ini melibatkan perencanaan dan implementasi langkah-langkah keamanan untuk melindungi sistem informasi dari ancaman dan pelanggaran keamanan. Manajer SIM harus mengidentifikasi risiko keamanan, menerapkan kebijakan keamanan yang tepat, dan melakukan tindakan pencegahan serta respons keamanan dalam kasus insiden.

Fungsi-fungsi ini saling terkait dan saling mendukung dalam pengelolaan sistem informasi organisasi. Manajer SIM bertanggung jawab untuk memastikan sistem informasi berjalan dengan baik, mendukung tujuan bisnis, dan memberikan manfaat yang signifikan bagi organisasi.

Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Manfaat dari Sistem Informasi Manajemen meliputi:

1. Pengambilan keputusan yang lebih baik

SIM menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Dengan akses terhadap data yang akurat dan tepat waktu, manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik dan berdasarkan fakta.

2. Peningkatan efisiensi operasional

SIM dapat membantu mengotomatiskan proses bisnis dan mengintegrasikan fungsi-fungsi organisasi yang berbeda. Hal ini dapat mengurangi redundansi, menghemat waktu, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

3. Pengendalian yang lebih baik

SIM memungkinkan manajer untuk memantau dan mengendalikan kinerja organisasi dengan lebih baik. Mereka dapat melacak metrik kunci, mengidentifikasi masalah, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.

4. Peningkatan kolaborasi dan komunikasi

SIM memfasilitasi pertukaran informasi antara departemen dan individu dalam organisasi. Ini memungkinkan kolaborasi yang lebih baik, koordinasi yang lebih efektif, dan komunikasi yang lebih lancar antara anggota tim.

5. Pengembangan strategi yang lebih baik

SIM menyediakan informasi yang diperlukan untuk merencanakan strategi bisnis jangka panjang. Dengan memahami tren pasar, kinerja kompetitor, dan kekuatan internal organisasi, manajer dapat mengembangkan strategi yang lebih baik untuk mencapai tujuan bisnis.

Contoh Sistem Informasi Manajemen

Dalam perusahaan yang besar dan sudah berdiri lama biasanya sistem informasi sudah terstruktur dengan sangat baik dan sudah terprogram. Management information system mengatur bagaimana interaksi di dalam perusahaan maupun perusahaan dengan lingkungan bisa bekerja sesuai dengan prosedur yang berlaku, misalnya dalam sistem informasi produksi, sistem informasi pemasaran maupun dalam kegiatan lainnya.

Beberapa contoh penerapan sistem informasi dalam perusahaan diantaranya:

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

Perusahaan menggunakan sistem ERP untuk mengelola dan melakukan pengawasan yang saling terintegrasi pada unit bidang kerja accounting, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, operasional dan pengelolaan persediaan.

2. Supply Chain Management (SCM)

Seperti namanya, Supply Chain Management bergerak untuk menyajikan data-data secara terintegrasi terkait suplai bahan baku, seperti pemasok, produsen, pengecer hingga ke konsumen terakhir.

3. Transaction Processing Sytem (TPS)

Sebuah program yang berguna untuk proses dalam jumlah yang besar dan terjadi secara rutin. Biasanya diaplikasikan pada manajemen gaji dan investaris.

4. Office Automation System (OAS)

OAS paling sering diterapkan, baik pada perusahaan besar maupun kecil yang berguna untuk melancarkan sistem informasi melalui pengintegrasian server-server komputer dalam internal perusahaan.

5. Informastic Management System (IMS)

IMS berguna untuk mendukung spektrum tugas-tugas di dalam perusahaan dan bisa digunakan untuk membantu pengambilan keputusan. Dalam penerapannya, beberapa fungsi informasi disatukan melalui program komputerisasi seperti e-procurement.

6. Knowledge Work System (KWS)

KWS akan mengintegrasikan satu pengetahuan baru ke dalam perusahaan. Dengan pengetahuan baru tersebut, diharapkan para tenaga ahli dapat menerapkannya dalam pekerjaan mereka.

7. Informatic Management System (IMS)

Sistem informasi ini berfungsi untuk mendukung spektrum berbagai pekerjaan dalam organisasi. IMS juga digunakan untuk membantu melakukan analisis pembuatan keputusan, dan dapat menyatukan beberapa fungsi informasi program komputerisasi, seperti e-procurement.

8. Decision Support System (DSS)

DSS dapat membantu para manajer dalam membuat keputusan dengan cara mengamati lingkungan suatu organisaisi. Contohnya, Link Elektronik di sekolah Tunas Bangsa, yang mengamati besar pendapatan atau pendaftaran siswa baru setiap tahun.

9. Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (A.I.)

Management information system yang satu ini pada dasarnya menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisisi pemecahan masalah dengan menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang telah diprogram ke dalamnya. Contohnya, sistem jadwal mekanik.

10. Executive Support System (ESS)

Sistem ESS akan membantu manajer dalam hal berinteraksi dengan lingkungan organisasi/ perusahaan dengan berpegang pada grafik dan pendukung komunikasi lainnya.