SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure atau dalam bahasa Indonesia disebut dengan Prosedur Operasi Standar. Lalu sebenarnya apa pengertian SOP dan apa tujuan SOP itu sendiri?
Pada artikel ini kita akan membahas secara ringkas beberapa hal terkait dengan Prosedur Operasi Standar, di antaranya:
- Penjelasan apa itu SOP, baik pengertiannya secara umum maupun menurut para ahli.
- Fungsi dan tujuan SOP secara umum.
- Prinsip-prinsip dalam Standard Operating Procedure.
Simak artikel ini sampai akhir ya, supaya kamu lebih paham apa yang dimaksud dengan SOP.
Pengertian SOP Adalah
Secara sederhana, pengertian SOP adalah suatu petunjuk tertulis yang menjelaskan tentang langkah-langkah kerja atau bagaimana melakukan aktivitas rutin.
Pendapat lain mengatakan, SOP adalah suatu dokumen berisi prosedur kerja yang harus dilakukan secara kronologis dan sistematis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan tujuan agar memperoleh hasil kerja paling efektif dan efisien.
Dengan kata lain, SOP adalah pedoman atau acuan dalam bekerja sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja pegawai serta sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang berlaku di suatu perusahaan.
Jadi, tujuan utama dari SOP adalah agar proses pelaksaanaan pekerjaan dilakukan dengan rapih, tertib, dan sistematis dari awal hingga akhir. Dengan adanya SOP maka diharapkan kualitas pekerjaan menjadi lebih baik.
Baca juga: Pengertian KPI
Pengertian SOP Menurut Para Ahli
Beberapa ahli pernah menjelaskan mengenai arti SOP, di antaranya:
1. Moekijat
Menurut Moekijat, pengertian SOP adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
2. Annie Sailendra
Menurut Sailendra, pengertian SOP adalah suatu panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
3. Istyadi Insani
Menurut Insani, arti SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan tentang proses-proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
4. Tjipto Atmoko
Menurut Tjipto Atmoko, pengertian SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melakukan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Baca juga: Manajemen Operasional
Tujuan SOP Secara Umum
Secara umum, tujuan Standar Operasional Prosedur adalah untuk menjelaskan secara detail tentang kegiatan tugas dan pekerjaan yang dilakukan berulang di dalam suatu perusahaan.
Pada pelaksanaannya, ada beberapa tujuan SOP yang bermanfaat bagi operasional suatu organisasi, yaitu:
- Untuk menjaga konsistensi kinerja atau kondisi tertentu, dan kemana petugas dan lingkungan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas tertentu
- Untuk memberikan pedoman atau acuan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas bagi supervisor dan pekerja
- Membantu menghindari kesalahan, konflik, keraguan, duplikasi, serta pemborosan, dalam pelaksanaan pekerjaan
- Memberikan ukuran atau parameter dalam penilaian mutu kerja atau pelayanan
- Memberikan jaminan penggunaan semua sumber daya secara efektif dan efisien
- Menjelaskan urutan dan alur kerja, wewenang dan tanggungjawab para petugas yang terkait
- Sebagai dokumen yang memberikan penjelasan dan penilaian proses pelaksanaan kerja bila terjadi mal praktek atau kesalahan administratif
- Sebagai dokumen yang dapat digunakan padaa kegiatan pelatihan pekerja
- Menjadi dokumen sejarah jika dilakukan revisi SOP dan menggantinya dengan SOP baru
Fungsi SOP Secara Umum
Setelah memahami pengertian SOP dan tujuannya, tentu kita juga perlu mengetahui apa saja fungsi Standar Operasional Prosedur ini. Berikut adalah beberapa fungsi SOP:
- Membantu untuk memudahkan pekerjaan para pegawai atau tim/ unit kerja.
- SOP dapat berfungsi sebagai dasar hukum yang kuat bila terjadi penyimpangan.
- SOP dapat berfungsi untuk memberikan pengetahuan mengenai hambatan-hambatan yang akan dan sedang dialami oleh pegawai.
- SOP dapat memberikan arahan kepada para pegawai agar saling menjaga kedisiplinan dalam bekerja.
- Berfungsi sebagai pedoman dalam pelaksanaan kerja atau tugas.
Baca juga: Analisis SWOT
Manfaat SOP Bagi Perusahaan
Sebagai pedoman kerja, tentu saja SOP memiliki peran penting dalam perusahaan, terutama untuk dijadikan dasar bagaimana anggota perusahaan harus melakukan pekerjaannya. Berikut ini adalah beberapa manfaat SOP diantaranya:
- Mencegah dan meminimalisir kesalahan atau kelalaian pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan karena SOP berperan sebagai standarisasi perusahaan.
- Dokumen SOP mengandung pedoman kerja pegawai sehingga dapat membantu karyawan agar lebih mandiri dan tidak tergantung dari intervensi manajemen.
- Membantu meningkatkan akuntabilitas.
- Menciptakan ukuran standar kerja dan menjadi acuan untuk evaluasi kinerja pegawai.
- Membantu pegawai baru lebih cepat beradaptasi dengan pekerjaannya.
- Menghindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas.
- Membantu pekerjaan dapat diselesaikan dengan konsisten
Prinsip-Prinsip SOP
Penerapan Prosedur Operasi Standar dalam perusahaan perlu memenuhi prinsip-prinsip SOP berikut ini:
1. Konsistensi
Karena tujuannya sebagai pedoman kerja, maka SOP harus dibuat dan dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu dan oleh siapapun dengan kondisi apapun.
2. Komitmen
SOP harus dipenuhi dan dilaksanakan dengan penuh komitmen, baik untuk pegawai maupun jajaran petinggi perusahaan.
3. Perbaikan Berkelanjutan
SOP tidak bersifat kaku dimana dalam pelaksanaannya SOP harus terbuka dengan penyempurnaan untuk membentuk prosedur yang lebih efektif dan efisien.
4. Mengikat
Meskipun SOP bersifat dinamis terhadap penyempurnaan, namun dalam praktiknya, SOP bersifat mengikat bagi siapapun. Pekerjaan atau tugas harus diselesaikan sesuai dengan prosedur yang sudah tertulis dalam SOP.
5. Setiap Unsur Memiliki Peran Penting
SOP mengandung peran-peran penting setiap pegawai sehingga jika terdapat satu pegawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik maka dapat menganggu proses lainnya.
6. Terdokumentasi
Setiap prosedur yang tercantum di dalam SOP hendaknya dilakukan dokumentasi dengan baik sehingga dapat dijadikan referensi bagi anggota lain yang membutuhkan.
Baca juga: Manajemen Risiko
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas dapat kita simpulkan bahwa pengertian SOP adalah instruksi tertulis yang terperinci tentang bagaimana melakukan aktivitas rutin.
Standard Operating Procedure harus mudah dibaca dan menjelaskan secara detail mengenai tahapan kerja. Dengan adanya SOP yang jelas, maka setiap orang memiliki pemahaman yang baik tentang proses kerja yang seharusnya.
Tanpa SOP, anggota perusahaan tidak dapat bekerja secara efektif dan efisien serta tidak memahami bagaimana ruang lingkup pekerjaannya. Sehingga keberadaan SOP sangat penting sebagai pedoman dan acuan perusahaan demi mendapatkan keuntungan semaksimal mungkin melalui prosedur yang efektif.
Demikianlah penjelasan ringkas mengenai Standard Operating Procedure, mulai dari pengertiannya, tujuan, manfaat, serta prinsip dasar SOP. Perlu dicatat bahwa SOP harus mengalami evaluasi minimal enam bulan sekali untuk mengetahui tingkat efisiensi SOP tersebut. Semoga bermanfaat.
Referensi: