Pengertian Perencanaan: Fungsi, Tujuan, dan Jenis-Jenis Perencanaan

Seperti kita ketahui, perencanaan adalah bagian yang sangat penting dan tidak dapat dipisahkan dari kegiatan manajamen. Lalu sebenarnya apa pengertian perencanaan itu sendiri, dan apa saja jenis-jenis perencanaan?

Pada artikel ini akan dibahas secara ringkas beberapa hal terkait dengan perencanaan, di antaranya:

• Penjelasan apa itu perencanaan (planning), baik pengertiannya secara umum maupun menurut beberapa ahli.
• Fungsi dan tujuan dari perencanaan.
• Jenis-jenis perencanaan.

Jika ingin tahu lebih jauh apa yang dimaksud dengan perencanaan, maka kamu harus menyimak artikel ini sampai akhir.

Pengertian Perencanaan

Secara umum, pengertian perencanaan adalah suatu proses menentukan hal-hal yang ingin dicapai (tujuan) di masa depan serta menentukan berbagai tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan (planning) dapat juga didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam kurun waktu tertentu. Dengan begitu, di dalam perencanaan akan terdapat aktivitas pengujian beberapa arah pencapaian, mengkaji ketidakpastian, mengukur kapasitas, menentukan arah pencapaian, serta menentukan langkah untuk mencapainya.

Sederhananya, perencanaan adalah proses berpikir secara logis dan pengambilan keputusan rasional sebelum melakukan suatu tindakan. Ini dapat membantu kita memproyeksikan masa depan dan memutuskan cara untuk menghadapi situasi yang akan dihadapi di masa depan.

Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen yang paling penting di mana di dalamnya terdapat aktivitas mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi, serta mengembangkan rencana kerja organisasi. Perencanaan adalah tahap awal dalam kegiatan suatu organisasi terkait dengan pencapaian tujuan organisasi tersebut.

Baca juga: Pengertian Koordinasi

Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa arti perencanaan, maka kita dapat merujuk pada pendapat para ahli berikut ini:

1. Erly Suandy

Menurut Erly Suandy (2001:2), pengertian perencanaan adalah suatu proses penentuan tujuan organisasi dan kemudian menyajikan dengan jelas strategi-strategi, taktik-taktik, dan operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh.

2. Barbara Becker

Menurut Becker (dalam Rustiadi 2008:339), pengertian perencanaan adalah suatu cara rasional untuk mempersiapkan masa depan.

3. Jaqueline Alder

Menurut Alder (dalam Rustiadi 2008:339), pengertian perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta menetapkan tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya.

4. John Douglas

Menurut Douglas, definisi perencanaan adalah suatu proses kontinu dari pengkajian, membuat tujuan dan sasaran, dan mengimplementasikan serta mengevaluasi atau mengontrolnya.

5. George Steiner

Menurut Steiner, pengertian perencanaan adalah suatu proses memulai dengan sasaran-sasaran, batasan strategi, kebijakan, dan rencana terperinci untuk mencapainya, mencapai organisasi untuk menerapkan keputusan, dan termasuk tinjauan kinerja dan umpan balik terhadap pengenalan siklus perencanaan baru.

Baca juga: Pengertian Administrasi

Karakteristik Perencanaan

Dalam perencanaan terdapat beberapa karakteristik yang membedakannya dengan fungsi manajemen lainnya. Berikut ini merupakan beberapa karakteristik perencanaan:

1. Fungsi Manajerial

Perencanaan adalah fungsi manajerial pertama dan terpenting menyediakan dasar untuk fungsi lain dari manajemen, yaitu pengorganisasian, kepegawaian, pengarahan, dan pengendalian, karena dilakukan di dalam lingkup rencana yang dibuat.

2. Berorientasi Pada Tujuan

Perencanaan berfokus pada mendefinisikan tujuan organisasi, mengidentifikasi tindakan alternatif, dan memutuskan rencana tindakan yang tepat, yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan.

3. Pervasif

Pengertian pervasif dalam hal ini, perencanaan harus dapat hadir di semua segmen dan diperlukan di semua level organisasi. Meskipun ruang lingkup perencanaan bervariasi di berbagai tingkatan dan departemen.

4. Proses Berkelanjutan

Rencana dibuat untuk jangka waktu tertentu, katakanlah untuk satu bulan, kuartal, tahun, dan seterusnya. Setelah periode tersebut berakhir, rencana baru dibuat, dengan mempertimbangkan persyaratan dan kondisi organisasi saat ini dan di masa depan.

Oleh karena itu, perencanaan adalah proses yang berkelanjutan, karena rencana dibingkai, dijalankan, dan diikuti oleh rencana lain.

5. Proses Intelektual

Perencanaan merupakan proses latihan mental yang melibatkan penerapan logika, berpikir, memperkirakan, membayangkan secara cerdas dan berinovasi, dll.

6. Futuristik

Dalam proses perencanaan, kita dapat ‘mengintip’ masa depan. Ini mencakup memproyeksikan masa depan, melakukan analisis dan memprediksinya sehingga organisasi dapat menghadapi tantangan masa depan secara efektif.

7. Pengambilan Keputusan

Keputusan dibuat mengenai pilihan tindakan alternatif yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan. Alternatif yang dipilih harus yang terbaik di antara semua pilihan, yang memiliki paling banyak kelebihan dan sedikit kekurangan.

Fungsi Perencanaan

Pada dasarnya fungsi perencanaan adalah untuk membantu proses pengambilan keputusan terbaik yang sesuai dengan tujuan organisasi. Pada pelaksanaannya, proses perencanaan yang dilakukan seorang manajer harus menjawab pertanyaan 5W dan 1H, yaitu:

• What: Apa tujuan yang ingin dicapai organisasi?
• Why: Mengapa hal tersebut menjadi tujuan organisasi?
• Where: Dimana lokasi yang paling tepat untuk mencapai tujuan tersebut?
• When: Kapan pekerjaan harus diselesaikan agar tujuan tercapai (berhubungan dengan jadwal)?
• Who: Siapa orang-orang yang tepat yang harus dipilih untuk melaksanakan pekerjaan sehubungan dengan tujuan organisasi?
• How: Bagaimana metode atau cara melaksanakan pekerjaan dalam upaya pencapaian tujuan organisasi?

Intinya, perencanaan berfungsi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi dalam kegiatan organisasi. Dengan begitu maka dapat dilakukan upaya mengidentifikasi berbagai hambatan, melakukan koreksi terhadap penyimpangan sesegera mungkin, sehingga organisasi dapat dikendalikan dengan baik.

Baca juga: Analisis SWOT

Tujuan Perencanaan

Setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang berbeda-beda, dan tentu saja perencanaan yang dibuat akan berbeda-beda. Namun, pada dasarnya tujuan organisasi melakukan perencanaan adalah beberapa berikut ini:

• Mengantisipasi dan beradaptasi dengan segala perubahan yang terjadi.
• Memberikan arahan (direction) kepada para adiminitrator maupun non administrator agar berkerja sesuai dengan rencana.
• Menghindari atau setidaknya meminimalisir potensi terjadinya tumpang tindih dan pemborosan dalam pelaksanaan perkerjaan.
• Menetapkan standar tertentu yang harus digunakan dalam bekerja sehingga memudahkan dalam pengawasan atau kontrol.

Baca juga: Pengertian KPI

Jenis-Jenis Perencanaan

Secara umum, perencanaan dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu berdasarkan ruang lingkupnya, berdasarkan tingkatannya, dan berdasarkan jangka waktunya. Adapun penjelasan jenis-jenis perencanaan adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan Berdasarkan Ruang Lingkup

• Rencana strategis (strategic planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat uraian mengenai kebijakan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Umumnya jenis perencanaan seperti ini sangat sulit untuk diubah.
• Rencana taktis (tactical planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat uraian tentang kebijakan yang bersifat jangka pendek, mudah disesuaikan aktivitasnya selama tujuannya masih sama.
• Rencana terintegrasi (integrated planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat penjelasan secara menyeluruh dan sifatnya terpadu.

2. Perencanaan Berdasarkan Tingkatan

• Rencana induk (master plan), yaitu perencanaan yang fokus kepada kebijakan organisasi dimana di dalamnya terdapat tujuan jangka panjang dan ruang lingkupnya luas.
• Rencana operasional (operational planning), yaitu perencanaan yang fokus kepada pedoman atau petunjuk pelaksanaan program-program organisasi.
• Rencana harian (day to day planning), yaitu perencanaan yang di dalamnya terdapat aktivitas harian yang bersifat rutin.

3. Perencanaan Berdasarkan Jangka Waktu

• Rencana jangka panjang (long term planning), yaitu perencanaan yang dibuat dan berlaku untuk jangka waktu 10 – 25 tahun.
• Rencana jangka menengan (medium range planning), yaitu perencanaan yang dibuat dan berlaku untuk jangka waktu 5 – 7 tahun.
• Rencana jangka pendek (short range planning), yaitu perencanaan yang dibuat dan hanya berlaku selama kurang lebih 1 tahun.

Baca juga: Pengertian Efisiensi

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah fungsi manajemen yang fundamental yang melibatkan pengambilan keputusan mengenai apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

Perencanaan merupakan proses intelektual yang menetapkan tujuan seseorang, organisasi atau perusahaan, dan mengembangkan berbagai tindakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Itulah penjelasan ringkas tentang pengertian perencanaan, fungsi, tujuan, serta jenis-jenis perencanaan. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan kamu.