Pengertian KPI: Memahami Apa Itu KPI (Key Performance Indicator)

Sebenarnya, apa itu KPI (Key Performance Indicator)? Istilah ini umumnya digunakan untuk menilai sejauh mana kemajuan yang dicapai sebuah organisasi atau perusahaan dalam upaya mewujudkan tujuannya.

Pada artikel ini akan dibahas secara lengkap topik seputar Key Performance Indicator (KPI) atau dalam bahasa Indonesia kita kenal dengan Indikator Kinerja Utama (IKU), di antaranya;

• Pengertian KPI, baik secara umum maupun pengertiannya menurut para ahli.
• Beberapa jenis indikator kinerja utama.
• Beberapa faktor yang dapat membuat KPI menjadi efektif.
• Implementasi KPI dalam suatu organisasi.
• Cara membuat Key Performance Indicator.
• Beberapa contoh KPI di berbagai bidang.

Penjelasan seputar Indikator Kinerja Utama akan dibahas secara lengkap di sini. Jadi, pastikan kamu membaca artikelnya sampai akhir ya.

Pengertian KPI (Key Performance Indikator)

Dalam ilmu manajemen, KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator, yaitu suatu indikator penting dalam organisasi yang menggambarkan efektivitas kinerja organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya.

Jadi, pengertian KPI adalah alat untuk mengukur seberapa baik kinerja suatu organisasi/ perusahaan, proyek, unit kerja, departemen, atau individu, dalam mencapai tujuan strategis yang telah ditetapkan.

Dengan adanya KPI maka manajemen perusahaan dan stakeholder dapat melihat perkembangan organisasi atau unit kerja yang bersangkutan, apakah sudah memenuhi harapan atau tidak.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik dari Key Performance Indicator:

• Ukuran non financial.
• Ukuran yang sering digunakan (regular measurements).
• Ukuran yang diketahui oleh pihak manajemen.
• Semua pihak dalam organisasi mengetahui dan memahami Key Performance Indicator.
• Tanggung jawab terhadap individu dan tim.
• Terdapat efek yang signifikan.
• Menghasilkan efek yang positif.

Setiap organisasi atau perusahaan memiliki KPI yang berbeda satu dengan yang lainnya, tergantung pada strategi, prioritas, dan kriteria kinerja organisasi tersebut.

Namun secara esensi, Key Performance Indicator menjadi acuan dalam menilai kemajuan perusahaan, unit kerja, departemen, atau individu, terhadap target yang telah ditentukan.

Pengertian KPI Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa arti KPI (Key Performance Indicator), maka kita dapat merujuk pada pendapat para ahli berikut ini:

1. Gabčanová Iveta

Menurut Gabčanová Iveta (2012), KPI (Key Performance Indicator) adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan pada data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi.

2. Jacques Warren

Menurut Jacques Warren (2011), arti KPI adalah sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strategisnya. Visi strategis yang dimaksud merujuk pada bagaimana strategi organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara menyeluruh.

3. David Parmenter

Menurut David Parmenter (2007), KPI adalah indikator yang paling kritial bagi kesuksesan sebuah organisasi pada kondisi saat ini dan di masa depan.

4. Jyoti Banerjee dan Cristina Bueti

Menurut Banerjee dan Bueti (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

Baca juga: Manajemen Kinerja

Jenis-Jenis Indikator Kinerja Utama

Secara umum Key Performance Indicator dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

1. Key Performance Indicator Financial

KPI Finansial merupakan Indikator Kinerja Utama yang berhubungan dengan bidang keuangan. Adapun beberapa contoh KPI Finansial adalah sebagai berikut:

• KPI Laba Kotor (Gross Profit), yaitu indikator yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi dengan Harga Pokok Penjualan (HPP).
• KPI Laba Bersih (Net Profit), yaitu indikator yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP) dan biaya-biaya lainnya, seperti pajak dan bunga.
• KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), yaitu indikator yang mengukur nilai persentase yang didapatkan dengan membagi Laba Kotor dengan Pendapatan.
• KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), yaitu indikator yang mengukur nilai persentase yang didapatkan dengan membagi laba bersih berdasarkan pendapatannya.
• KPI Rasio Lancar (Current Ratio), yaitu indikator yang mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan membagi Aktiva Lancar (current assets) dengan Kewajiban Lancar (current liabilities).

2. Key Performance Indicator Non-Financial

KPI Non-Financial adalah indikator yang tidak secara langsung mempengaruhi keuangan suatu organisasi namun tetap berpengaruh pada kinerja organisasi tersebut. Beberapa yang termasuk dalam KPI Non-Financial diantaranya:

• Tingkat perputaran tenaga kerja (manpower turnover).
• Matrik kepuasan pelanggan (customer satisfaction metrics).
• Rasio pelanggan berulang terhadap pelanggan baru (repeat customer to new customer ratio).
• Pangsa pasar (market share).

Baca juga: Arti Produktivitas

Faktor-Faktor Dalam Membuat KPI

Key Performance Indicator hanya akan berguna jika ada tindak lanjut terhadap KPI itu sendiri. Dalam penerapannya, suatu perusahaan dapat membuat KPI yang disesuaikan dengan perusahaan itu sendiri.

Secara umum, penyusunan KPI dibuat berdasarkan beberapa poin yang sering digunakan pada berbagai industri, yaitu SMART. SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely) merupakan faktor-faktor sangat berguna dalam menentukan suatu tujuan.

Jadi, ketika seseorang atau organisasi akan membuat KPI, mereka harus bisa menjawab beberapa pertanyaan berikut:

1. Specific: Apakah tujuan perusahaan sudah spesifik?
2. Measurable: Dapatkah perusahaan mengukur pencapaian tujuan tersebut?
3. Attainable: Apakah tujuan dapat dicapai (masuk akal)?
4. Relevant: Apakah tujuan tersebut relevan atau sesuai dengan organisasi?
5. Time Frame: Berapa lama jangka waktu untuk mencapai tujuan tersebut?

Lalu, bagaimana implementasinya di dalam organisasi atau perusahaan?

Sebuah organisasi atau perusahaan dapat dikatakan telah berhasil mengimplementasikan KPI dengan baik bila dapat memenuhi 4 kriteria dasar berikut ini:

• Terjadi kolaborasi yang baik antara pegawai, tim, supplier, dan konsumen.
• Terjadi desentralisasi dalam organisasi, mulai dari level operasional hingga level manajemen.
• Terjadi integrasi antara indikator ukuran, tindakan, dan laporan.
• Adanya keterkaitan antara Key Performance Indicator dengan strategi yang diterapkan.

Berdasarkan faktor-faktor KPI tersebut maka dapat kita pahami bahwa dalam implementasinya, KPI membutuhkan suatu proses sistem yang saling terkait, mulai dari lingkungan organisasi (pegawai), stakeholder, dan juga pihak luar (konsumen, supplier).

Contoh Key Performance Indicator

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, setiap organisasi memiliki indikator yang berbeda untuk mengukur keberhasilan organisasinya. Mengacu pada pengertian KPI, berikut ini adalah contoh KPI untuk organisasi di beberapa sektor industri:

1. Contoh KPI di bidang HR/ SDM

No	Key Performance Indicators	Unit Pengukuran	Target (ilustrasi)
1	% jumlah rekrutmen karyawan bary yang dilakukan dengan tepat waktu (< 45 hari)	%	100%
2	Rata-rata skor evaluasi karyawan baru setelah tiga bulan masa percobaan.	Angka	80
3	Rata-rata jumlah pelajar untuk setiap job vacancy.	Angka	100 pelamar per posisi
4	Rata-rata jam pelatihan per karyawan (per kapita).	Angka	30 jam
5	% perubahan produktivitas kerja sebelum dan sesudah pelatihan.	%	30%
6	ROI of training for selected traingin programs.	%	200%
7	Rata-rata skor kepuasan peserta pelatihan (skala 1-5)	Angka	4
8	% jumlah karyawan yang telah menyusun Individual Development Plan.	%	90%
9	% pelaksanaan Individual Development Plan dibanding rencana	%	80%
10	Jumlah Karyawan yang telah menyusun tabel KPI.	%	100%
11	% jumlah manajer yang melakukan performance coaching dengan staf secara reguler (sebulan sekali).	%	100%
12	Great employee turn over	%	Maksimal 1%
13	Skor kepuasan karyawan (employee satisfaction and engagement) dalam skala 1-5.	Angka	4
14	Rata-rata skor kompetensi karyawan.	Angka	80
15	Rata-rata biaya kesehatan per karyawan per tahun.	Rupiah	Rp 1 juta
16	% biaya kesehatan per karyawan per tahun.	%	Maksimal 7,5%
17	Profit per employee.	Rupiah	Rp 200 juta

2. Contoh KPI di Bidang Pemasaran

No	Key Performance Indicators	Unit Pengukuran	Target (ilustrasi)
1	% pertumbuhan penjualan dibandingkan tahun sebelumnya.	%	15%
2	Market share.	%	27%
3	Skor kepuasan pelanggan (skala 1-5).	Angka	4,25
4	ROI of marketing programs.	%	500%
5	Jumlah pengembangan produk baru.	Angka	5 produk utama
6	% product availability in market.	%	95%
7	Rata-rata jumlah penjualan per distribution center/ key outlet.	Rupiah	Rp 1 milyar
8	Rata-rata jam untuk menyelesaikan komplain pelanggan secara tuntas.	Jam	maksimal 24 jam

3. Contoh KPI di Bidang Informasi Teknologi

No	Key Performance Indicators	Unit Pengukuran	Target (ilustrasi)
1	% uptime sistem jaringan komputer.	%	99%
2	% perbaikan komputer/ jaringan user yang dapat diselesaikan sesuai waktu yang telah disepakati (SLA = service level agreement).	%	95%
3	% penyelesaian implementasi aplikasi yang dilakukan dengan tepat waktu sesuai rencana.	%	90%
4	Jumlah pengembangan aplikasi baru yang akan diimplementasikan tahun ini.	Angka	3 aplikasi baru
5	Skor kepuasan user atas layanan bidang IT (skala 1-5).	Angka	4
6	ROI (return of investment) dari program aplikasi yang diimplementasikan.	%	250%
7	Jumlah rata-rata visitor yang melakukan kunjungan ke website perusahaan.	Angka	500/ hari
8	Jumlah cabang yang telah terkoneksi secara online.	Angka	10 cabang

4. Contoh KPI di Bidang Finance

No	Key Performance Indicators	Unit Pengukuran	Target (ilustrasi)
1	Operating cost ratio.	%	40%
2	Rata-rata cost of fund.	%	15%
3	Rata-rata ketersediaan cash (cash flow) setiap bulan.	Rupiah	Rp 10 milyar
4	% piutang yang diproses dengan tepat waktu (sesuai agreement).	%	100%
5	Jumlah temuan audit internal dalam bidang keuangan.	Angka	0
6	% laporan keuangan yang disajikan dengan akurat.	%	100%
7	% laporan keuangan yang disajikan dengan tepat waktu.	%	100%
8	Return on asset.	%	110%

5. Contoh KPI di Bidang Produksi

No	Key Performance Indicators	Unit Pengukuran	Target (ilustrasi)
1	Durasi machine downtime.	Jam	maksimum 60 menit per tahun
2	Frekuensi machine downtime.	Angka	maksimal 2 kali per tahun
3	Defect rate.	%	maksimal 0,002%
4	% jumlah order produksi yang dapat dipenuhi sesuai jadwal.	%	100%
5	% pemenuhan terhadap standar Good Manufacturing Practices.	%	100%
6	% waste (scrap).	%	maksimal 0,5%
7	Kapasitas produksi per jam.	Ton/ jam	100 ton/ jam
8	Biaya lembur karyawan produksi per shift.	Rupiah	Rp 15 juta/ shift

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat kita pahami bahwa pengertian KPI (Key Performance Indicators) adalah seperangkat tindakan terukur yang digunakan dalam kegiatan organisasi untuk mengukur kinerja organisasi tersebut dari waktu ke waktu.

Metrik ini digunakan untuk menentukan kemajuan organisasi dalam sasaran operasional. Indikator Kinerja Utama juga digunakan untuk membandingkan keuangan dan kinerja perusahaan terhadap bisnis lain di industri yang sama.

Itulah penjelasan lengkap terkait KPI, baik itu pengertiannya, jenis-jenisnya, faktor yang mempengaruhi, dan contoh KPI di beberapa industri. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan kamu.