Pengertian efektivitas berhubungan dengan bagaimana seseorang melakukan atau menyelesaikan tugasnya. Istilah ini pun tidak lepas dari kata dasar “efektif” yang artinya dapat membawa hasil; atau ada efeknya. Namun beberapa pendapat lainnya menyebutkan bahwa efektivitas memiliki keterkaitan dengan tujuan yang akan dicapai.
Lalu apa yang dimaksud dengan efektivitas? Bagaimana para ahli melihat pengertian efektivitas itu? Agar lebih jelasnya, mari kita simak bersama penjelasan lengkap di bawah ini, yang sudah disiapkan oleh tim Maxmanroe.
Pengertian Efektivitas Adalah
Pada dasarnya, kata efektivitas merupakan kata serapan dari bahasa Inggris “effective” dengan arti ampuh, manjur, yang berhasil, yang berlaku, dan yang mengesankan. Sedangkan kata “effectiveness” memiliki arti kemanjuran, keefektifan, dan kemujaraban.
Sedangkan dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI, pengertian efektivitas adalah keefektifan. Dengan kata dasar efektif yang memiliki empat arti. Meliputi (1) ada efeknya (akibat, pengaruhnya, kesannya); (2) manjur atau mujarab (tentang obat); (3) dapat membawa hasil; berhasil guna (tentang usaha, tindakan); mangkus; (4) mulai berlaku (tentang undang-undang, peraturan).
Ada juga yang menjelaskan arti efektivitas adalah suatu tingkat keberhasilan yang dihasilkan oleh seseorang atau organisasi dengan cara tertentu sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Dengan kata lain, semakin banyak rencana yang berhasil dicapai maka suatu kegiatan dianggap semakin efektif.
Baca juga: Pengertian Perencanaan: Fungsi, Tujuan, dan Jenis-Jenis Perencanaan
Rumus Efektivitas
Efektivitas = (Output Aktual / Output Target) ≥ 1
- Jika hasil perbandingan output aktual dengan output target < 1 maka efektivitas tidak tercapai.
- Jika hasil perbandingan output aktual dengan output target ≥ 1 maka efektivitas tercapai.
Pengertian Efektivitas Menurut Para Ahli
Agar lebih memahami apa itu efektivitas, maka kita dapat merujuk pada pendapat ahli berikut ini:
1. Ravianto
Menurut Ravianto (2014:11), pengertian efektivitas adalah seberapa baik pekerjaan yang dilakukan, sejauh mana orang menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diharapkan. Artinya, apabila suatu pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan perencanaan, baik dalam waktu, biaya, maupun mutunya, maka dapat dikatakan efektif.
2. Gibson et.al
Menurut Gibson (Bungkaes 2013:46), pengertian efektivitas adalah penilaian yang dibuat sehubungan dengan prestasi individu, kelompok, dan organisasi. Semakin dekat prestasi mereka terhadap prestasi yang diharapkan (standar), maka mereka dinilai semakin efektif.
3. Prasetyo Budi Saksono
Menurut Prasetyo Budi Saksono, pengertian efektivitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan antara keluaran (output) yang dicapai dengan keluaran yang diharapkan dari jumlah masukan (input) dalam suatu perusahaan atau seseorang.
4. Sondang P. Siagian
Menurut Sondang, pengertian efektivitas adalah suatu pemanfaatan sarana prasarana, sumber daya dalam jumlah tertentu yang sebelumnya telah ditetapkan untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa kegiatan yang akan dijalankan oleh seseorang atau suatu perusahaan.
5. Schemerhon John R. Jr.
Menurut Schemerhon John R. Jr, arti efektivitas adalah pencapaian target keluaran (output) yang akan diukur dengan cara membandingkan output anggaran atau OA (seharusnya) dengan output realisasi atau OS (sesungguhnya). Jika OA > OS maka akan dinilai efektif.
6. Poerwanti dan Suwandayani
Mereka mengartikan efektivitas sebagai sejauh mana prediksi atau rencana yang sudah disusun memberikan hasil yang diinginkan dan sesuai tujuan. Mereka menggunakan kata ini untuk mengukur tingkat keberhasilan dari suatu hal yang dilakukan individu dan/atau kelompok atau organisasi untuk memenuhi tujuan yang sebelumnya sudah dibuat.
7. Mardiasmo
Sama seperti Poerwanti dan Suwandayani, Mardiasmo juga menyebutkan bahwa pengertian efektivitas adalah ukuran keberhasilan yang diraih oleh suatu organisasi pada tujuan yang sudah dibuatnya. Jika berhasil dicapai, maka organisasi tersebut sudah berjalan secara efektif.
8. Beni
Beni berpendapat bahwa pengertian efektivitas merupakan gabungan antara apa yang dilakukan seseorang dan tujuan yang ingin dicapainya. Suatu hal bisa dikatakan efektif jika hal tersebut memberikan dampak positif dan besar pada tujuan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa, pengertian efektivitas adalah sebuah tolak ukur pencapaian tujuan. Semakin besar tujuan yang berhasil dicapai, maka semakin tinggi tingkat keefektifannya.
Teori yang Digunakan untuk Memahami Pengertian Efektivitas
Selain beberapa pendapat ahli di atas, ada beberapa teori efektivitas yang bisa Anda gunakan sebagai tolak ukur. Tujuannya adalah mengetahui seberapa efektifnya suatu hal atau organisasi. Di antaranya adalah:
1. Teori dari Robin
Teori dari Robin ini membagi empat pendekatan yang bisa dilakukan untuk mengukur efektivitas. Yaitu pencapaian tujuan, sistem yang digunakan organisasi, strategi konstituen, dan nilai kompetitif. Semua pendekatan tersebut, memerlukan sumber daya sebagai pondasi dasarnya agar sebuah organisasi bisa terus bertahan dalam jangka waktu yang lama.
2. Teori dari Gibson, Donnely, dan Ivancevich
Teori selanjutnya menekankan pada sistem organisasi itu sendiri. Bagaimana sebuah sistem dalam organisasi bisa bergerak maju saling membantu untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Termasuk didalamnya bagaimana sumber daya berperan untuk melindungi, beradaptasi, dan mendukung organisasi tersebut untuk waktu yang lama.
Kriteria Efektivitas
Suatu kegiatan atau aktivitas dapat dikatakan efektif bila memenuhi beberapa kriteria tertentu. Efektivitas sangat berhubungan dengan terlaksananya semua tugas pokok, tercapainya tujuan, ketepatan waktu, serta adanya usaha atau partisipasi aktif dari pelaksana tugas tersebut.
Secara umum, beberapa tolak ukur atau kriteria efektivitas adalah sebagai berikut:
- Efektivitas keseluruhan, yaitu sejauh mana seseorang atau organisasi melaksanakan seluruh tugas pokoknya.
- Produktivitas, yaitu kuantitas produk atau jasa pokok yang dihasilkan seseorang, kelompok, atau organisasi.
- Efisiensi, yaitu ukuran keberhasilan suatu kegiatan yang dinilai berdasarkan besarnya sumber daya yang digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
- Laba, yaitu keuntungan atas penanaman modal yang dipakai untuk menjalankan suatu kegiatan.
- Pertumbuhan, yaitu Suatu perbandingan antara keadaan organisasi sekarang dengan keadaan masa sebelumnya (tenaga kerja, fasilitas, harga, penjualan, laba, modal, market share, dan lainnya).
- Stabilitas, yaitu pemeliharaan struktur, fungsi, dan sumberdaya sepanjang waktu, khususnya dalam masa-masa sulit.
- Semangat kerja, yaitu kecenderungan seseorang berusaha lebih keras mencapai tujuan organisasi, misalnya perasaan terikat, kebersamaan tujuan, dan perasaan memiliki.
- Kepuasan kerja, yaitu timbal-balik atau kompensasi positif yang dirasakan seseorang atas peranannya dalam organisasi.
- Penerimaan tujuan organisasi, yaitu diterimanya tujuan-tujuan organisasi oleh setiap individu dan unit-unit di dalam suatu organisasi.
- Keterpaduan, yaitu adanya komunikasi dan kerjasama yang baik antar anggota organisasi dalam mengkoordinasikan usaha kerja mereka.
- Keluwesan adaptasi, yaitu kemampuan individu atau organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan.
- Penilaian pihak luar, yaitu penilaian terhadap individu atau organisasi dari pihak-pihak lain di suatu lingkungan yang berhubungan dengan individu atau organisasi tersebut.
Faktor-faktor dalam Pengertian Efektivitas
Di bawah ini adalah beberapa faktor yang bisa mempengaruhi efektivitas suatu organisasi. Meliputi:
1. Faktor Lingkungan
Terbagi menjadi dua. Yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Seperti namanya, lingkungan eksternal merupakan lingkungan yang ada di luar organisasi dan dianggap bisa memberikan pengaruh. Sedangkan lingkungan internal termasuk iklim kerja, budaya, peraturan, hingga orang-orang di dalam organisasi itu sendiri.
2. Faktor Manajemen
Bagaimana sebuah manajemen bisa menerapkan kebijakan dan praktik yang bisa membuat semua sumber daya bergerak bersama untuk mencapai tujuan organisasi. Termasuk di dalamnya tentang cara berkomunikasi, pengambilan keputusan, adaptasi lingkungan, hingga menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan menyenangkan untuk seluruh anggota organisasi.
3. Faktor Karyawan
Faktor efektivitas yang ketiga ini memiliki pengaruh yang besar untuk mencapai tujuan organisasi. Mengapa? Sebab setiap orang memiliki pendapatnya masing-masing. Jika antar karyawan bisa saling bekerja sama, maka tujuan bisa dicapai dengan mudah. Dan sebaliknya.
4. Faktor Organisasi
Faktor terakhir ini menekankan pada struktur organisasi. Dengan adanya struktur, setiap sumber daya manusia yang ada ditempatkan pada posisinya masing-masing sesuai dengan kemampuannya. Namun, struktur paling atas harus memperhatikan dan membangun interaksi yang baik dengan tingkatan di bawahnya.
Konsep yang Digunakan dalam Pengertian Efektivitas
Konsep efektivitas bisa dilihat dari tiga sudut pandang. Yakni:
1. Konsep Individu
Menekankan pada keberhasilan pencapaian individu sebagai seorang karyawan di sebuah organisasi. Bagaimana individu bisa memenuhi dan menyelesaikan apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya selama di organisasi. Nantinya hal ini akan membawanya ke kelompok.
2. Konsep Kelompok
Bagaimana setiap individu yang berada dalam satu kelompok berusaha untuk saling bantu membantu dan bekerja sama untuk menyelesaikan tugas dan mencapai tujuan organisasi.
3. Konsep Organisasi
Merupakan gabungan dari kedua sudut pandang sebelumnya. Dimana diharapkan dari individu dan kelompok bisa menghasilkan angka efisiensi yang tinggi untuk mencapai tujuan organisasi.
Aspek-Aspek Efektivitas
Ada aspek-aspek efektivitas yang ingin dicapai dalam suatu kegiatan. Mengacu pada pengertian efektivitas di atas, berikut adalah beberapa aspek tersebut:
1. Aspek Peraturan/ Ketentuan
Peraturan dibuat untuk menjaga kelangsungan suatu kegiatan berjalan sesuai dengan rencana. Peraturan atau ketentuan merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan agar suatu kegiatan dianggap sudah berjalan secara efektif.
2. Aspek Fungsi/ Tugas
Individu atau organisasi dapat dianggap efektif jika dapat melakukan tugas dan fungsinya dengan baik sesuai dengan ketentuan. Oleh karena itu setiap individu dalam organisasi harus mengetahui tugas dan fungsinya sehingga dapat melaksanaannya.
3. Aspek Rencana/ Program
Suatu kegiatan dapat dinilai efektif jika memiliki suatu rencana yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Tanpa adanya rencana atau program, maka tujuan tidak mungkin dapat tercapai.
4. Aspek Tujuan/ Kondisi Ideal
Yang dimaksud dengan kondisi ideal atau tujuan adalah target yang ingin dicapai dari suatu kegiatan dengan berorientasi pada hasil dan proses yang direncanakan.
Pendekatan yang Digunakan untuk Mencapai Efektivitas
Pada prakteknya, ada tiga pendekatan dasar yang bisa digunakan untuk mencapai efektivitas. Sesuai dengan pengertian efektivitas di atas, ketiga pendekatan ini merupakan gabungan dari upaya dan tujuan yang dicapai. Berikut penjelasannya:
1. Pendekatan Proses
Pendekatan efektivitas pertama adalah proses. Dimana seseorang fokus untuk menggunakan sumber daya milik organisasi untuk bisa mencapai tujuan. Fokusnya adalah efisiensi internal dan kesehatan organisasi itu sendiri.
2. Pendekatan Objektif
Fokus utama dari pendekatan ini adalah melakukan identifikasi terkait tujuan organisasi dan mengukur efisiensinya. Seberapa tinggi tingkat keberhasilan organisasi untuk mencapai tujuan.
3. Pendekatan Pasokan
Satu lagi pendekatan efektivitas yang perlu Anda tahu adalah pendekatan pasokan. Sesuai namanya, pendekatan ini mengukur keberhasilan organisasi dari sumber daya yang dimilikinya. Sebuah organisasi harus memiliki sumber daya yang cukup bila ingin bertahan dan berfungsi secara efektif.
Contoh Efektivitas
Ada banyak sekali bentuk dan contoh efektivitas di berbagai bidang kerja maupun organisasi. Adapun beberapa contoh efektivitas dalam lingkungan organisasi diantaranya;
- Seorang karyawan customer service diharapakan dapat melayani 10 pelanggan setiap harinya. Pada kenyataannya karyawan tersebut dapat melayani 11 pelanggan per hari, maka karyawan tersebut dianggap memiliki efektivitas yang baik.
- Seorang manajer membawahi 20 orang pegawai dan harus membagi tugas/ pekerjaan masing-masing pegawai tersebut. Pada kenyataannya manajer tersebut tidak dapat menentukan orang terbaik di suatu posisi, maka manajer tersebut dianggap tidak memiliki efektivitas yang baik.
- Sebuah mesin foto copy melayani 20 orang pegawai dan diharapkan dapat mengcopy 500 kertas per hari. Pada kenyataannya mesin foto copy tersebut dapat mengcopy lebih dari 500 kertas per hari, maka mesin tersebut dianggap efektif.
Baca juga: Manajemen Kinerja: Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Syarat-Syaratnya
Demikianlah penjelasan ringkas mengenai pengertian efektivitas, teori, kriteria, pendekatan, faktor, aspek-aspek, serta contohnya. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan Anda!