Ketika membaca atau mendengar kata “benchmarking”, kemungkinan besar banyak orang yang tidak mengerti apa arti benchmark dan untuk apa istilah tersebut digunakan.
Nah, bagi kamu yang ingin memahami apa itu benchmark, artikel ini akan membahasnya secara ringkas. Beberapa hal yang dibahas pada artikel ini di antaranya:
- Penjelasan pengertian benchmark dalam bidang manajemen organisasi.
- Jenis-jenis benchmarking dalam organisasi.
- Fase dan proses benchmarking menurut metodologi Robert Camp.
- Manfaat benchmarking bagi sebuah organisasi.
Yuk, baca artikel ini sampai akhir agar kamu lebih mengerti apa itu benchmark.
Arti Benchmark Adalah
Kata benchmark merupakan sebuah istilah dalam bahasa Inggris, di mana dalam bahasa Indonesia artinya patokan atau tolak ukur. Menurut asal katanya tersebut, arti benchmark adalah suatu standar atau tolak ukur untuk membandingkan atau menilai berbagai hal.
Secara umum, arti benchmark adalah tolak ukur atau standar yang digunakan untuk membandingkan antara suatu hal dengan hal lainnya yang serupa. Dengan kata lain, dengan tolak ukur tersebut maka segala sesuatu dapat diukur dengan standar yang umum.
Dalam ilmu manajemen, arti benchmarking adalah proses pengukuran kualitas kebijakan organisasi, produk, program, strategi, dan lainnya, dengan cara membandingkannya dengan pesaing atau perusahaan lain pada industri yang sama, untuk memahami bagaimana dan bagian mana organisasi perlu berubah untuk meningkatkan kinerja.
Sederhananya, benchmarking adalah suatu metode sistematis atau proses pengukuran kinerja, baik itu layanan, produk, atau proses suatu perusahaan dengan cara membandingkannya dengan layanan, produk atau proses dari perusahaan lain yang dianggap terbaik di industri yang sama.
Jadi, tujuan utama benchmarking adalah untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dengan memperbaiki kinerja usaha, meningkatkan produktivitas, memperbaiki mutu produk dan pelayanan dan sebagainya, dengan menggunakan kinerja pesaing utama atau perusahaan terkenal lainnya sebagai pembanding.
Artikel terkait: Pengertian KPI (Key Performance Indicator)
Jenis-Jenis Benchmarking
Benchmarking dapat diklasifikasikan berdasarkan dua kategori, yaitu berdasarkan subjeknya dan berdasarkan objek yang diamati.
1. Benchmarking Berdasarkan Subjeknya
A. Benchmarking Internal
Benchmarking internal adalah melakukan perbandingan antara operasi atau proses yang sejenis dalam korporasi. Umumnya hal ini diterapkan pada perusahaan yang memiliki cabang atau anak perusahaan agar memiliki standar yang sama dengan perusahaan utama.
B. Benchmarking Eksternal
Bentuk benchmarking yang dilakukan dengan membandingkan suatu organisasi dengan organisasi lain di industri yang sama. Benchmarking eksternal dapat dibagi 2, yaitu;
- Competitive benchmarking, artinya suatu perusahaan membandingkan dirinya dengan perusahaan lain yang merupakan pesaing utama.
- Non-competitive benchmarking, artinya suatu perusahaan membandingkan dirinya dengan perusahaan lain yang bukan pesaing dan dari industri yang berbeda. Benchmarking ini dibagi dua, yaitu;
> Functional, yaitu membandingkan fungsi yang sama dari organisasi yang berbeda pada berbagai industri.
> Generic, yaitu membandingkan proses bisnis dasar yang cenderung sama pada setiap industri.
2. Benchmarking Berdasarkan Objeknya
- Strategic Benchmarking, proses mengamati bagaimana strategi orang atau perusahaan lain dapat mengungguli para pesaingnya di indutri tertentu.
- Process Benchmarking; proses mengamati dan membandingkan proses-proses kerja atau sistem operasi tertentu (misal pembayaran, rekrutmen, komplain pelanggan, dan lainnya).
- Functional Benchmarking; proses mengamati dan membandingkan fungsi kerja sejenis pada industri yang sama untuk meningkatkan operasional pada fungsional tersebut.
- Performance Benchmarking; proses mengamati dan membandingkan kinerja pada produk atau jasa, seperti; fitur produk, harga, kualitas teknis, dan lainnya.
- Product Benchmarking; proses mengamati dan membandingkan produk sendiri dengan produk pesaing untuk mengetahui apa kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) produknya.
- Financial Benchmarking; proses mengamati dan membandingkan kekuatan finansial untuk mengetahui daya saing suatu organisasi terhadap pesaing.
Baca juga: Pengertian Kualitas
Proses Benchmarking
Sebenarnya tidak ada proses benchmarking tunggal yang diadopsi secara universal. Daya tarik dan penerimaan yang luas terhadap benchmarking telah menyebabkan munculnya berbagai metodologi benchmarking.
Metode 12 merupakan salah satu metode yang sangat terkenal dan banyak diadopsi oleh organisasi dalam menerapkan benchmarking. Metode ini diperkenalkan oleh Robert Camp dalam bukunya yang berjudul “The search for industry best practices that lead to superior performance. Productivity Press (1989)”.
Pada tabel berikut dijelaskan mengenai metodologi benchmarking yang dikemukakan oleh Robert Camp:
| No | Fase Benchmarking | Proses Benchmarking |
| 1 | Fase Perencanaan (Planning Phase) |
1. Mengidentifikasi objek benchmarking. 2. Mengidentifikasi organisasi pembanding. 3. Menentukan metode dan kerangka pengumpulan data. |
| 2 | Fase Analisis (Analysis Phase) |
4. Menentukan situasi saat ini dalam organisasi. 5. Mengidentifikasi perbedaan operasi antar organisasi 6. Mengidentifikasi kesenjangan kinerja operasi antar organisasi. 7. Memproyeksikan tingkat kinerja masa depan |
| 3 | Fase Integrasi (Integration Phase) |
8. Komunikasikan temuan benchmark dan dapatkan penerimaan. 9. Menetapkan tujuan fungsional. |
| 4 | Fase Tindakan (Action Phase) |
10. Mengembangkan rencana aksi. 11. Menerapkan tindakan khusus dan memantau kemajuan. 12. Mengkalibrasi ulang benchmarking. |
| 5 | Fase Pematangan (Maturity Phase) |
> Memasukkan praktik terbaik. > Proses yang dilembagakan. |
Manfaat Melakukan Benchmarking
Setidaknya ada enam manfaat yang bisa didapatkan oleh organisasi bila melakukan benchmarking, yaitu:
1. Analisis Kompetitif
Suatu organisasi dapat mengidentifikasi bagian yang perlu ditingkatkan dengan cara membandingkan kinerja saat ini dengan kinerja pesaing.
Dengan cara ini, maka organisai akan mendapatkan keuntungan strategis atas pesaing dan dapat meningkatkan pertumbuhan rata-ratanya.
2. Memantau Kinerja
Dengan melakukan benchmarking, kita bisa melihat tren saat ini dalam bentuk data sehingga memungkinkan perusahaan untuk memproyeksikan tren masa depan dan hasil yang ingin dicapai.
Benchmarking perlu dilakukan secara berkelanjutan untuk memantau apakah perusahaan telah berhasil mencapai tujuan atau tidak.
3. Perbaikan Secara Berkala
Selain memantau kinerja, peningkatan yang berkelanjutan merupakan manfaat penting yang didapatkan dari benchmarking. Peningkataan dan perbaikan tersebut seharusnya menjadi sesuatu yang berkelanjutan dari waktu ke waktu.
4. Perencanaan dan Penetapan Sasaran
Setelah benchmarking dilakukan, organisasi dapat menentukan tujuan dan metrik kinerja untuk meningkatkan kinerja. Sasaran ini adalah target baru yang lebih kompetitif untuk perusahaan, tetapi harus realistis dan dapat dicapai.
5. Meningkatkan Rasa Kepemilikan
Proses benchmarking perlu melibatkan para pegawai untuk mendapatkan semua jawaban yang dibutuhkan. Dengan mendengarkan pendapat karyawan maka perusahaan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang peran setiap orang sehingga mendoronga rasa memiliki dalam diri mereka.
Dengan begitu, karyawan akan bangga dengan pekerjaan mereka dan berpengaruh pada kinerja yang lebih baik dan hasil akhir yang lebih berkualitas.
6. Memahami Kelebihan Perusahaan
Benchmarking dapat membantu mengidentifikasi posisi sebuah perusahaan dalam suatu industri saat ini. Jika perusahaan tersebut ingin meningkatkan bidang apa pun dalam bisnisnya, maka benchmarking adalah cara untuk melihat bagaimana mereka dapat unggul dan menjadi lebih sukses dengan menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuannya.
Baca juga: Pengertian Kompetensi
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas dapat kita simpulkan bahwa benchmarking adalah proses untuk mengukur dan membandingkan kinerja yang dilakukan oleh seseorang, unit kerja, departemen, ataupun organisasi.
Secara umum, tujuan utama dari benchmarking adalah untuk memberikan pemahaman kepada organisasi mengenai produk atau kinerja saat ini. Dengan begitu, organisasi dapat dilakukan evaluasi dan menemukan cara terbaik untuk meningkatkan kinerja maupun kualitas produk.
Itulah penjelasan ringkas mengenai benchmarking, mulai dari arti benchmark, jenis-jenisnya, tahapan, hingga manfaat melakukan benchmarking. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan kamu.
Daftar pustaka:
- Camp, R.C. 1989. Benchmarking: The Search for Industry Best Practices that Lead to Superior Performance. Milwaukee, WIi: ASQC Quality Press.