Rapat bisnis merupakan salah satu agenda kantor yang mempunyai fungsi sangat penting. Selain sebagai sarana koordinasi antara atasan dan staffnya, masih banyak fungsi lain dari diadakannya rapat bisnis. Selain itu tidak sedikit pula pekerja yang akhirnya mendapatkan promosi jabatan karena mampu menyajikan suasana rapat secara professional.
Namun disadari atau tidak, di kala jadwal rapat tiba tidak sedikit dari anggota rapat yang merasa tidak nyaman dengan hal itu. Alasannya pun beragam, mulai rasa malas hingga ketegangan yang melanda karena Anda harus membawa presentasi bisnis yang sangat penting pada rapat tersebut.
Oleh karena itu persiapan dan keyakinan menjadi kunci pokok bagaimana mampu menjalankan sebuah rapat bisnis dengan baik. Lebih lengkap lagi berikut ini beberapa tips dalam tahapan menjalankan rapat bisnis yang efektif dan efisien.
Artikel lain: 7 Tips Agar Mendapatkan Kepercayaan Dari Tim Bisnis Anda
Tahap Persiapan
Tahapan yang pertama tentunya tahap persiapan. Tahapan ini sangat lah penting dan menentukan kesiapan Anda menjalankan rapat. Hal pertama yang wajib kita siapkan adalah merangkum sebuah kalimat pembuka yang berisi tujuan serta manfaat yang akan didapatkan dari rapat tersebut.
Sesuai dengan istilah, kesan pertama selalu menggoda, hadirkan first impression yang baik pada pimpinan atau rekan staff yang lain. Dengan memberikan pemaparan yang lugas tentang tujuan dan manfaat rapat, peserta lain akan mampu menangkap arah rapat tersebut nantinya. Selian itu hal tersebut juga akan memberikan kesan bahwa Anda adalah orang yang memilik pola fikir terstruktur.
Kemudian disamping materi presentasi, yang tidak kalah penting adalah menyusun time management untuk keseluruhan presentasi yang akan dibawakan. Dengan penentuan waktu yang baik, maka rapatpun bisa berjalan dengan efisien tanpa harus membuang waktu terlalu banyak. Tetapkan berapa alokasi waktu untuk pembukaan, pembacaan materi hingga proses kesimpulan bersama.
Selama Rapat Bisnis Berlangsung
Memasuki waktu rapat, jangan lupa untuk mengutarakan rangkaian kalimat tentang tujuan dan manfaat yang telah Anda susun sebelumnya. Hal ini memiliki beberapa tujuan, yang pertama memastikan kembali kepada seluruh peserta rapat tentang apa yang ingin dicapai pada rapat kali ini. Manfaat yang lain adalah agar peserta lebih siap dengan materi yang akan dibawakan.
Selama rapat bisnis berlangsung, usahakan agar pengaturan waktu tetap dijalankan dengan presisi. Dari agenda satu ke agenda berikutnya diusahakan tetap berjalan pada ritme yang telah direncanakan sebelumnya.
Namun masalahnya adalah pada beberapa poin pembahasan yang sangat krusial, kerap timbul argument berbeda dari para peserta yang tentunya menkonsumsi waktu lebih lama dari jadwal yang ditentukan. Disinilah peran ketua rapat harus dijalankan dengan baik. Jika dirasa topik bahasan memang penting, maka dipersilahkan untuk menambahkan waktu lebih untuk menyelesaikan. Namun jika argument yang muncul dirasa hanya sebatas debat kusir, lebih baik segera dipotong untuk mengoptimalkan waktu.
Hal lain yang juga tidak boleh Anda lewatkan adalah memberikan waktu pada setiap peserta yang ingin mengutarakan pendapatan atau idenya. Membatasi ide yang muncul selama proses rapat sama saja menghilangkan potensi munculnya solusi besar untuk perusahaan.
Baca juga: Cara Membangun Tim Kerja Yang Solid Dalam Sebuah Bisnis
Pasca Rapat
Setelah rapat bisnis selesai, masih ada beberapa hal yang harus Anda lakukan. Notulen dari hasil rapat tentunya sangat penting, oleh karena itu hasil rapat tersebut harus disampaikan pada pihak-pihak yang berkepentingan.
Dari catatan tersebut nantinya juga bisa ditangkap apa saja yang berjalan dengan baik dan bagian mana saja yang belum bisa berjalan sesuai dengan rencana semula. Ini tentu bisa menjadi bahan evaluasi untuk rapat selanjutnya.
Demikian beberapa tips dalam tahapan mengadakan rapat bisnis agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Semoga bermanfaat.
