Dalam menjalankan sebuah bisnis atau perusahaan, rapat kerja atau meeting tentu akan sering dilakukan. Rapat kerja dengan tim tentu sangat diperlukan baik dalam rangka evaluasi maupun untuk mencari sebuah solusi terhadap problem bisnis. Nah, masalhnya adalah, kadang kala meeting ini tidak bisa berjalan dengan efektif dan efisien. Ketika ini terjadi, bukan solusi yang akan teman-teman dapatkan, namun justru akan menimbulkan masalah baru.
Ada beberapa poin penting yang seringkali membuat rapat dengan tim kerja menjadi tidak efektif dan tidak efisien. Ketidakefektifan rapat kerja ini jangan sampai terjadi pada bisnis Anda. Anda akan rugi waktu, energi dan tenaga jika keadaan seperti ini terjadi setiap kali teman-teman menggelar rapat kerja. Untuk mengatasi hal tersebut, teman-teman bisa melakukan beberapa tips di bawah ini.
1. Persiapkan dan Batasi Materi yang Akan Dibahas
Untuk memulai sebuah rapat dengan tim kerja, tanpa adanya persiapan materi itu semua hanya akan membuang-buang waktu saja. Sebaiknya, sebelum menjadwalkan suatu meeting, hendaknya persiapkan materi apa yang nantinya akan dibahas bersama. Kalau pun toh tidak dicatat secara terperinci, tapi paling tidak ada beberapa poin yang teman-teman prioritaskan untuk di bahas bersama.
Selain itu, membatasi materi yang dibahas juga sangat disarankan. Ini untuk menghindarkan kepada melebarnya pembahasan yang tidak penting. Jadi, teknisnya adalah ketika sedang membahas materi yang sudah ditentukan, maka ketika pembicaraan mulai melebar pada hal di luar materi, segera potong dan kembalikan kepada topik utama pebicaraan.
Artikel lain: 7 Tips Menjalankan Presentasi Bisnis yang Mengesankan
2. Jangan Libatkan Semua Orang dalam Rapat Kerja
Untuk menunjang rapat teman-teman lebih efektif dan tentunya efisien, sebisa mungkin jangan libatkan semua orang. Pilih saja yang terlibat langsung dengan materi yang sedang di bahas. Memang kita sedikit ribet juga memilih beberapa orang dalam rapat kerja bisnis kita.
Namun ini akan lebih efisien karena akan langsung berdiskusi dengan pelaku atau pemain yang bersentuhan langsung dengan masalah. Kenapa demikian, karena tentu saja orang yang tidak merasa perlu pada apa yang sedang dibahas maka mereka tentu saja tidak akan memfollow up sesuatu yang sedang didiskusikan dalam meeting.
3. Bagi Tanggung Jawab Pada Masing-Masing Orang
Setelah teman-teman memilih orang-orang yang berkecimpung langsung terhadap apa yang menjadi masalah, atau apa yang sedang dibahas, maka ketika meeting berikan mereka tanggung jawab yang jelas. Porsikan masing-masing orang di dalam rapat untuk mendapatkan tanggung jawab yang sesuai dan diperlukan.
Jangan meeting dengan ketidakjelasan tanggung jawab, karena rapat yang teman-teman lakukan akan sia-sia tanpa adanya pembagian tugas yang jelas. Ini nanti akan berpengaruh terhadap langkah yang akan dilakukan kemudian. Tanpa adanya pembagian tugas dan tanggung jawab, maka semua masalah akan mengambang dan kembali tidak jelas bagaimana kelanjutannya, dan ini sangat berbahaya bagi bisnis teman-teman.
4. Jangan Lupa Fokus Terhadap Materi
Tekankan pada masing-masing anggota rapat mengenai hal ini. Fokus, fokus dan fokus. Kenapa demikian, karena tentu saja materi yang sedang Anda diskusikan atau bicarakan adalah prioritas utama yang harus segera ditindak lanjuti.
Maka dari itu, fokus yang tinggi dan konsentrasi akan selalu mempengaruhi apapun yang akan dikerjakan. Sering kita jumpai atau bahkan kita alami sendiri bahwasannya meeting menjadi tidak terarah pembicaraannya karena banyak sela dari beberapa orang. Nah, itulah yang kita hindari. Sebisa mungkin jadikan rapat sebagai tempat membahas sesuatu yang sudah diagendakan sebelumnya.
Baca juga: Pentingnya Public Speaking Untuk Pebisnis, Komunikasi Dalam Berbisnis
5. Sempurnakan Dengan Action
Nah, setelah melalui rapat, meeting atau diskusi yang melelahkan, sekarang waktunya menyempurnakannya dengan aksi nyata. Jangan buang-buang waktu dan energi kalian percuma dengan rapat saja tanpa ada aksi nyata.
Yang perlu teman-teman ingat adalah bahwa rapat atau meeting adalah sebatas tempat berbicara saja, setelah rapat usai maka tibalah waktunya untuk bertindak dan bekerja. Sampaikan juga pada peserta meeting bahwa setiap langkah yang akan dijalankan nantinya pasti akan ada evaluasi secara detail untuk mengukur efektifitasnya.
Nah, demikian beberapa cara yang bisa dilakukan untuk membuat meeting bisnis teman-teman menjadi lebih efektif dan efisien. Semoga membantu.
