Dalam menjalankan sebuah bisnis dalam skala perusahaan, seorang entrepreneur memang akan dituntut untuk bisa menjadikan segala apa yang ada di perusahaannya berjalan dengan efektif dan efisien. Mengapa efektivitas dan efisiensi ini diperlukan dalam perusahaan? Sebab untuk memperoleh laba atau keuntungan usaha yang baik maka dua hal ini memang yang harus diwujudkan.
Dengan efektivitas maka perusahaan akan mencapai produktivitas yang tinggi sedangkan dengan efisiensi Anda akan mampu menciptakan penghematan pengeluaran. Dari kombinasi dua hal ini maka seorang pengusaha bisa menjadikan bisnisnya berjalan dengan lebih baik.
Sayangnya kebanyakan pengusaha ini sering mengalami kesulitan dalam mencapai efisiensi. Bisa jadi mereka mencapai produktivitas yang tinggi, namun bila hal ini tidak dibarengi dengan perwujudan efisiensi maka keadaan laba bisa jadi tidak bisa terwujud.
Artikel lain: Inilah 4 Penyebab Utama Karyawan Terbaik Resign dari Perusahaan
Perusahaan yang mengalami hal ini bisa saja berjalan dengan stagnan tanpa pertumbuhan atau juga malah mengalami defisit yang membuat kemunduran usaha. Maka dari itu sebagai pengusaha sudah saatnya Anda mampu untuk mewujudkan efisiensi yang baik bagi perusahaan. Namun bagaimana caranya dalam mewujudkan hal ini? Berikut beberapa langkah yang bisa diambil untuk meningkatkan efisiensi tersebut.
1. Mempromosikan Kultur yang Terbuka
Langkah pertama untuk bisa meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan adalah dengan mempromosikan kultur perusahaan yang terbuka. Anda sebagai pengusaha memang harus mampu membuat dan menciptakan kultur perusahaan yang terbuka. Memang apa hubungan kultur terbuka dengan efisiensi?
Dengan kultur yang terbuka maka otomatis komunikasi antar divisi dan karyawan juga akan terbuka. Dari sini maka kebutuhan yang akan direncanakan sebagai pengeluaran per-bulannya bisa didiskusikan dengan baik, sehingga beberapa item pengeluaran yang bisa digugurkan untuk jalan penghematan atau efisiensi bisa dijalankan dengan sempurna.
Untuk menciptakan hal kultur terbuka ini Anda harus bisa membuat kebiasaan pertemuan atau rapat serta komunikasi saat menjalani agenda tersebut. Selain itu Anda juga harus mampu mendorong komunikasi, kolaborasi, umpan balik antar departemen dan juga antara manajemen dengan staf. Dengan cara ini selain Anda bisa mengetahui item-item kebutuhan, Anda juga bisa menciptakan produktivitas dalam tim secara keseluruhan.
2. Membagi Pekerjaan Besar Menjadi Pekerjaan Kecil
Berikutnya langkah untuk menciptakan efisiensi dan produktivitas perusahaan adalah dengan membagi pekerjaan besar menjadi pekerjaan kecil. Terkadang pekerjaan yang besar ini memang banyak membuat karyawan malas untuk mengerjakannya.
Maka sebagai pengusaha agar pekerjaan besar tidak terlihat begitu membebani maka Anda bisa membagi pekerjaan besar tadi menjadi bagian-bagian tertentu yang lebih kecil dan tentunya lebih mudah diselesaikan dengan cepat. Dari sini Anda akan mendapatkan produktivitas dari para karyawan Anda.
3. Membuat Analisis Proses Karyawan
Jika Anda memiliki punya tim HRD (Human Resources Development) dalam perusahaan maka Anda bisa memanfaatkan divisi ini untuk melakukan analisis proses karyawan guna mendukung proses efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Caranya suruh tim HRD membuat semacam survei untuk mengukur efisiensi keseluruhan karyawan. Delegasikan lagi tugas seperti ini pada para supervisor yang memiliki kedekatan dengan setiap stafnya. Hasil survei yang didapat oleh supervisor dikembalikan lagi pada tim HRD untuk dilakukan analisis dan untuk Anda evaluasi.
4. Menggunakan Sistem Satu Pintu
Pada perusahaan yang masih baru berdiri banyak urusan yang memang membuat para karyawan merasa kewalahan dan kerumitan. Hal ini terjadi karena sistem yang belum jadi atau belum adanya divisi yang mengaturnya. Maka dari itu saat mereka membutuhkan sesuatu dari perusahaan seperti izin cuti, permintaan pengajuan BPJS, pengajuan lembur, pajak dan lain-lain mereka harus melalui banyak orang hingga semuanya di setujui.
Dari sini produktivitas kerja pegawai pun menjadi terhambat saat akan mengurus kebutuhan tersebut. Maka untuk meminimalisir kerancuan ini, Anda bisa menerapkan sistem satu pintu yang akan memudahkan para karyawan mengurus kebutuhan administratif tanpa harus mengorbankan produktivitas kerjanya.
Baca juga: Inilah 5 Budaya Internal Perusahaan Apple yang Penuh dengan Rahasia
5. Membuat dan Mengukur Target
Terakhir, langkah untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan adalah dengan mengukur target. Setelah semua dilakukan, Anda harus membuat target yang ingin dicapai perusahaan. Target memang suatu hal yang penting yang akan membuat roda produktivitas dan efisiensi berjalan dengan sangat maksimal. Dengan target maka semua pekerja akan termotivasi dan terpacu untuk bekerja keras dan tekun.
